Steuern & Buchhaltung – Grundlagen für Gründer im Überblick

Der Schritt in die Selbstständigkeit bringt viele Herausforderungen mit sich – vor allem rund um das Thema Steuern und Buchhaltung. Welche Pflichten kommen auf dich zu? Welche Tools brauchst du? Und wie behältst du den Überblick?

Hier findest du eine umfassende Übersicht der wichtigsten Fragen, die sich beim Start in die Selbstständigkeit stellen.

Welche Steuern kommen als Selbstständiger auf mich zu?

Sobald du in die Selbstständigkeit startest, stellt sich schnell die Frage: Welche Steuern muss ich eigentlich zahlen?

Die wichtigsten drei Steuerarten sind die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer und – falls du gewerblich tätig bist – die Gewerbesteuer.

• Als Selbstständiger versteuerst du deinen Gewinn, kannst aber bestimmte Freibeträge nutzen.
• Bei der Umsatzsteuer kommt es darauf an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder nicht – in vielen Fällen lohnt sich die Regelbesteuerung.
• Und wenn du ein Gewerbe anmeldest, solltest du die Gewerbesteuer im Blick haben.

Ganz wichtig: Plane Rücklagen ein – am besten 30 % deines Gewinns – damit dich die Nachzahlung nicht überrascht. In diesem Artikel bekommst du einen klaren Überblick, welche Steuerarten für dich relevant sind und wie du dich gut vorbereitest:
Welche Steuern kommen als Selbstständiger auf dich zu?

Brauche ich ein Buchhaltungsprogramm?

Gerade am Anfang der Selbstständigkeit ist das Budget oft knapp – da scheint Excel eine günstige Lösung für die Buchhaltung zu sein.

Doch ab 2025 bist du im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Ohne ein geeignetes Buchhaltungsprogramm geht das nicht mehr.

Und viel wichtiger: Ein gutes Programm hilft dir nicht nur dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, sondern spart dir auch unfassbar viel Zeit! Es unterstützt dich dabei, rechtssichere Rechnungen zu erstellen, archiviert deine Belege, verknüpft Banktransaktionen mit Belegen und bereitet Daten für die Steuer vor. In meinem ausführlichen Artikel zeige ich dir, welche Funktionen wichtig sind, worauf du bei der Auswahl achten solltest – und warum sich die Investition für dich von Anfang an lohnt.

Lies hier weiter: Warum du ein Buchhaltungsprogramm brauchst – Und wie du das richtige für dich auswählst.

Brauche ich eine Umsatzsteuer-ID als Selbstständiger?

Diese Frage taucht bei fast jedem Gründungsstart auf – und das völlig zu Recht. Denn auch wenn du am Anfang vielleicht nur in Deutschland tätig bist, kann sich das schnell ändern: Viele digitale Tools oder Dienstleister, mit denen du arbeitest (z. B. Canva, Zoom oder Apple), sitzen im EU-Ausland.

Damit du rechtskonforme Rechnungen bekommst und das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren korrekt anwenden kannst, brauchst du eine Umsatzsteuer-ID. Sie ist dein offizieller Nachweis als Unternehmer im EU-Raum und schnell sowie kostenlos beantragt. Und Achtung: Das gilt auch für Kleinunternehmer!

Ob du sie wirklich brauchst, wie du sie beantragst, erfährst du in unserem Blogartikel: Wann ist eine Umsatzsteuer-ID für Selbstständige Pflicht?

Wie schreibe ich eine Rechnung richtig?

Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird (§14 UStG).

Dazu gehören u.A.:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Datum der Leistungserbringung
• Netto-Betrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag
• etc.

Damit du nichts vergisst, haben wir für dich eine praktische Checkliste für korrekte Rechnungen zusammengestellt. Darin findest du alle Pflichtangaben auf einen Blick – ideal zum Ausdrucken oder Abhaken. Hier geht’s zur Rechnungs-Checkliste für Selbstständige.

Welche Belege muss ich aufbewahren und wie lange?

Als Selbstständiger bist du verpflichtet, bestimmte Unterlagen über mehrere Jahre aufzubewahren. Die GoBD regeln dabei ganz genau, was gilt. Auch wenn du nicht buchführungspflichtig bist, kommst du um diese Pflichten nicht herum.

Hier kommt ein Überblick, was du wie lange archivieren musst:

• 10 Jahre Aufbewahrungspflicht – für alles, was zur Buchführung gehört (Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Einnahmenüberschussrechnungen etc.)
• 8 Jahre Aufbewahrungspflicht – für Buchungsbelege (Lieferscheine, Rechnungen, Frachtpapiere etc.)
• 6 Jahre Aufbewahrungspflicht – für die geschäftliche Kommunikation

Noch mehr Infos zur Umsetzung in der Praxis, zur sicheren Archivierung von digitalen Belegen und was du tun kannst, wenn ein Beleg fehlt, liest du hier:
Aufbewahrungspflicht richtig umsetzen – So archivierst du korrekt

Wann lohnt sich ein Steuerberater – und was kannst du selbst machen?

Gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit stehen wichtige steuerliche Entscheidungen an: Bist du freiberuflich oder gewerblich tätig? Möchtest du als Kleinunternehmerin starten oder direkt in die Regelbesteuerung gehen? Wählst du Ist- oder Sollversteuerung? Diese Entscheidungen wirken sich direkt auf deine Buchhaltung und deine Steuerpflichten aus – und sollten gut überlegt sein.

Je besser du verstehst, welche steuerlichen Grundlagen für dich gelten, desto leichter kannst du entscheiden, wo du selbst aktiv wirst und wo ein Steuerberater sinnvoll ist. Viele Selbstständige machen ihre Buchhaltung digital und eigenständig – und geben z. B. nur die Jahreserklärung ab. So sparen sie Kosten und behalten trotzdem den Überblick.

In diesem Beitrag erfährst du, wann eine steuerliche Beratung für dich sinnvoll ist, welche Entscheidungen du zu Beginn treffen solltest und welche Aufgaben du später auch gut auslagern kannst: Wann lohnt sich ein Steuerberater – und was kannst du selbst machen?

Freiberuflich oder gewerblich – warum die Einordnung so wichtig ist

Wenn du dich selbstständig machst, stellt sich schnell die Frage: Bin ich freiberuflich oder gewerblich tätig? Diese Entscheidung ist kein „Nice to have“, sondern entscheidend für deinen Start – denn sie beeinflusst deine Steuerpflicht, deine Buchführung und ob du ein Gewerbe anmelden musst.

Freiberufler üben eine sogenannte selbstständige Tätigkeit aus, bei der das persönliche Fachwissen oder schöpferische Begabung im Mittelpunkt steht. Es geht um Berufe, bei denen du wissenschaftlich, künstlerisch, schriftstellerisch, unterrichtend oder erzieherisch tätig bist – und zwar in eigener Verantwortung.

Gewerbetreibende hingegen sind wirtschaftlich tätig mit dem Ziel, Gewinn zu erzielen – durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, die nicht zu den freien Berufen zählen.

Wichtig!
Im Zweifelsfall nimmt das Finanzamt die Einstufung vor. Du kannst es dir also nicht aussuchen. Generell gilt: Ein skalierbares Business ist meist eine gewerbliche Tätigkeit.

Weitere Infos findest du in diesem Blogartikel: Bin ich gewerblich oder freiberuflich tätig?

Fazit: Gut vorbereitet statt überfordert

Der Start in die Selbstständigkeit fühlt sich manchmal an wie ein Sprung ins kalte Wasser – vor allem, wenn es um Steuern und Buchhaltung geht. Aber mit dem richtigen Grundwissen und guten digitalen Tools kannst du viele Dinge selbst sicher erledigen.

Wichtig ist, dass du dir von Anfang an die richtigen Fragen stellst: Welche Steuern betreffen mich? Welche Pflichten habe ich? Und wie behalte ich von Anfang an den Überblick über meine Finanzen?

Du musst nicht alles sofort wissen – aber du solltest wissen, wo du verlässliche Antworten findest. Diese Übersicht soll dir genau dabei helfen: Sie gibt dir Orientierung, verlinkt dir vertiefende Artikel zu jedem Thema und zeigt dir, wo sich Unterstützung lohnt.

Also: Lass dich nicht entmutigen. Geh Schritt für Schritt – und hol dir genau da Hilfe, wo du sie brauchst.