Als Selbstständiger jonglierst du mit vielen Aufgaben. Eine davon ist die Buchhaltung, oftmals ein rotes Tuch, ich weiß.
Vielleicht stehst du am Anfang deiner Selbstständigkeit und fragst dich, ob du bereits in ein Buchhaltungsprogramm investieren solltest. Du hast noch keine oder nur geringe Umsätze, und die monatlichen Fixkosten willst du gering halten.
Kannst du nicht einfach alles in einer Excel-Tabelle auflisten und sparst dir so die Kosten für ein Programm?
In diesem Artikel erkläre ich dir, warum ein Buchhaltungsprogramm für dich, egal in welchem Stadium deiner Selbstständigkeit, immer eine gute Entscheidung ist!
Was ist ein Buchhaltungsprogramm?
Ein Buchhaltungsprogramm ist eine Software, die dir hilft, deine Buchhaltung zu erstellen. Es ermöglicht dir, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, Rechnungen zu generieren, Auswertungen einzusehen und sogar Steuererklärungen vorzubereiten.
Ein Buchhaltungsprogramm vereinfacht und automatisiert die Aufgaben, die mit der Buchführung und Steuererklärung verbunden sind.
Ist ein Buchhaltungsprogramm Pflicht?
Gerade zu Beginn einer Selbstständigkeit kann es verlockend erscheinen, auf ein Buchhaltungsprogramm zu verzichten und die Buchhaltung mit Excel oder Word zu erledigen.
Aber: Seit dem 1. Januar 2025 bist du als Unternehmern verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten zu können. Das bedeutet, dass du ohne ein geeignetes Buchhaltungsprogramm, das E-Rechnungen unterstützt, nicht mehr gesetzeskonform arbeiten kannst!
Ein Buchhaltungsprogramm ist in diesem Zusammenhang also verpflichtend, ja!
Was macht ein Buchhaltungsprogramm? – Funktionen im Detail
Ein Buchhaltungsprogramm ist mehr als nur eine digitale Hilfe zur Verwaltung deiner Finanzen. Es bietet eine Vielzahl an Funktionen, die dir nicht nur Zeit sparen (und wir wissen alle, dass gerade Selbstständige davon immer zu wenig haben), sondern auch dafür sorgen, dass du mit deiner Buchhaltung rechtlich sicher aufgestellt bist.
Hier sind die wichtigsten Funktionen, die ein gutes Buchhaltungsprogramm bieten sollte:
1. Belege speichern und GoBD-konform archivieren
Eines der wichtigsten Merkmale eines Buchhaltungsprogramms ist die Möglichkeit, alle Belege digital zu erfassen und zu archivieren. Dies umfasst sowohl elektronische Belege als auch gescannte Papierbelege. Das Programm sorgt dafür, dass alle Belege gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) archiviert werden.
Mehr zu diesem Thema findest du hier: Aufbewahrungspflicht richtig umsetzen: So archivierst du korrekt.
2. Lieferanten und Kunden anlegen, inklusive Steuernummern und Bankverbindungen
Ein Buchhaltungsprogramm ermöglicht es dir, deine Geschäftspartner wie Lieferanten und Kunden im System anzulegen. Dabei kannst du alle relevanten Informationen speichern, wie etwa Steuernummern, Bankverbindungen und Kontaktdaten. Diese zentrale Verwaltung erleichtert dir nicht nur die Rechnungserstellung, sondern du hast auch den Überblick über offene Forderungen und Verbindlichkeiten.
3. Angebote erstellen, die du in eine Rechnung überführen kannst
Die Möglichkeit, aus einem Angebot direkt eine Rechnung zu erstellen, ist eine weitere nützliche Funktion eines Buchhaltungsprogramms. Du kannst ein Angebot erstellen und bei der Annahme durch den Kunden ganz einfach in eine Rechnung umwandeln – ohne erneut alle Details manuell eingeben zu müssen. So sparst du nicht nur Zeit, sondern vermeidest auch Fehler bei der Rechnungsstellung.
4. Rechnungen rechtssicher erstellen
Ein Buchhaltungsprogramm unterstützt dich dabei, dass deine Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Es erstellt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern und berechnet die Umsatzsteuer für deine Lieferung oder Leistung. Darüber hinaus werden auch Pflichtangaben wie Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID einmalig im Rechnungslayout hinterlegt und automatisch in die Rechnung übernommen. Das Programm hilft dir also, rechtliche Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass deine Rechnungen vollständig sind.
Damit du beim Schreiben deiner Rechnungen nichts vergisst, habe ich eine Rechnungs-Checkliste erstellt. Damit kannst du Schritt für Schritt abhaken, was auf deiner Rechnung stehen muss – einfach, übersichtlich und sicher.
5. Mahnungen und Lieferscheine generieren
Wenn Zahlungen ausbleiben, kannst du mit einem Buchhaltungsprogramm einfach Mahnungen erstellen. Diese werden aus der Rechnung generiert, und du kannst sie direkt an den Kunden senden. Zudem ermöglicht dir das Programm, Lieferscheine zu erstellen, die du bei Versand von Waren beilegen kannst. Dies verbessert nicht nur die Organisation, sondern sorgt auch für mehr Professionalität in deinem Unternehmen.
6. Bankkonto verknüpfen und Einnahmen und Ausgaben mit Belegen verknüpfen
Eine der nützlichsten Funktionen eines Buchhaltungsprogramms ist die Möglichkeit, dein Bankkonto mit der Software zu verbinden. Alle Bankbewegungen werden dann automatisch ins Programm übertragen und können mit den entsprechenden Belegen verknüpft werden. So wird sichergestellt, dass keine Einnahme oder Ausgabe übersehen wird, und du hast stets einen klaren Überblick über deine Finanzen. Diese Funktion spart dir enorm viel Zeit bei der manuellen Erfassung von Transaktionen.
7. Kassenbuch führen
Wenn du mit Bargeld zahlst oder Einnahmen hast, die bar erfolgen, hilft dir ein Buchhaltungsprogramm auch dabei, ein Kassenbuch zu führen. Das Kassenbuch wird automatisch aktualisiert, sobald du eine bargeldbasierte Transaktion eingibst, und hilft dir, alle Bargeldbewegungen ordnungsgemäß zu dokumentieren.
8. Auswertungen einsehen und dein Unternehmen verstehen
Eines der wichtigsten Merkmale eines Buchhaltungsprogramms ist die Möglichkeit, regelmäßige Auswertungen einzusehen. Diese Auswertungen geben dir einen detaillierten Überblick über die finanzielle Situation deines Unternehmens. Du kannst nach verschiedenen Kriterien filtern und dir so ein genaues Bild davon machen, wo dein Unternehmen steht. Mit diesen Auswertungen kannst du wichtige Entscheidungen für dein Unternehmen treffen, wie etwa die Anpassung von Preisen oder die Überprüfung von Kostenstrukturen.
9. Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und versenden
Ein gutes Buchhaltungsprogramm hilft dir dabei, die Umsatzsteuervoranmeldung schnell und korrekt zu erstellen. Das Programm berechnet die Zahllast basierend auf deinen Einnahmen und Ausgaben und stellt sicher, dass alle erforderlichen Angaben für das Finanzamt enthalten sind. Du kannst die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen und direkt aus dem Programm heraus versenden.
10. Zusammenfassende Meldung erstellen und versenden
Wenn du international tätig bist, ist das Erstellen einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) ebenfalls eine wichtige Funktion. Mit einem Buchhaltungsprogramm kannst du diese Meldung schnell und korrekt erstellen und sie direkt übermitteln.
11. Daten für die Steuer vorbereiten und dem Steuerberater übergeben
Am Ende des Jahres müssen deine Buchhaltungsdaten für die Steuererklärung vorbereitet werden. Ein gutes Programm bereitet diese Daten für dich auf, sodass du sie problemlos an deinen Steuerberater übergeben kannst. Du kannst die Daten und Belege entweder direkt exportieren oder sie auf einfache Weise über das Programm an deinen Steuerberater übermitteln.
Zeit sparen mit einem Buchhaltungsprogramm
Ein entscheidender Vorteil eines Buchhaltungsprogramms ist die enorme Zeitersparnis durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten. Anstatt wertvolle Zeit mit Aufgaben wie dem Abtippen von Summen, dem Abheften von Dokumenten oder dem Berechnen von Steuerbeträgen zu verbringen, übernimmt das Programm diese Schritte für dich.
Hier sind die wichtigsten Punkte:
- Automatische Erstellung von Serienrechnungen: Wenn du regelmäßig gleiche Rechnungen (z.B. für Monatspauschalen) an Kunden versenden musst, kann das Buchhaltungsprogramm diese automatisch für dich erstellen und versenden.
- Automatisches Importieren von Belegen: Belege aus Online-Shops, Lieferantenportalen und anderen Quellen kannst du mit Zusatzprogrammen wie GetMyInvoices automatisch in das Buchhaltungsprogramm importieren – du musst sie nicht mehr manuell suchen oder hochladen.
- Automatischer Belegimport aus E-Mails: Belege, die du per E-Mail erhältst, kannst du an dein Buchhaltungsprogramm weiterleiten lassen. Die Rechnungen werden automatisch übernommen, ohne dass du sie manuell speichern, ausdrucken oder hochladen musst.
- Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks: Das Programm berechnet Umsatzsteuer, Vorsteuer etc. automatisch und stellt alles für die Umsatzsteuervoranmeldung zusammen, die du in der Regel direkt aus dem Programm heraus versenden kannst.
- Verknüpfung von Banktransaktionen mit Belegen: Einnahmen und Ausgaben werden den passenden Belegen zugeordnet, sodass du keine Transaktionen übersehen kannst. Das Programm gleicht alle Positionen ab und schlägt dir automatisch zugehörige Belege für die Verknüpfung vor.
Dadurch, dass manuelle Tätigkeiten minimiert werden, sparst du unglaublich viel Zeit! Meiner Meinung nach Grund genug, in ein leistungsstarkes Buchhaltungsprogramm mit ausreichend Funktionen zu investieren.
Kriterien für die Auswahl eines guten Buchhaltungsprogramms
Nicht jedes Buchhaltungsprogramm ist gleich – es gibt viele verschiedene Optionen, die unterschiedliche Bedürfnisse abdecken. Hier sind einige Kriterien, die dir bei der Auswahl helfen können:
- Rechtssicherheit: Achte darauf, dass das Programm alle rechtlichen Anforderungen des deutschen Steuerrechts erfüllt. Ausländische Programme sind nicht in der Lage, die spezifischen Vorgaben des deutschen Steuerrechts korrekt umzusetzen und bieten daher keine ausreichende Rechtssicherheit.
- Funktionen: Achte darauf, dass das Programm alle Funktionen bietet, die du brauchst, wie z. B. die Integration deines Bankkontos, Rechnungserstellung und Auswertungsmöglichkeiten.
- Kosten: Welche Preismodelle gibt es und passt es in dein Budget? Viele Programme bieten unterschiedliche Preisklassen, die sich je nach Funktionsumfang unterscheiden.
- Integration: Kann das Programm mit anderen Tools oder Softwarelösungen, die du bereits nutzt, verbunden werden (z. B. Online-Shop, Bankkonto)?
- E-Rechnungen: Stelle sicher, dass das Programm die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt, um der neuen Gesetzgebung ab 2025 gerecht zu werden.
Welche Buchhaltungsprogramme gibt es?
Es gibt eine Vielzahl an Buchhaltungsprogrammen, hier zwei Beispiele:
- Lexware Office (Meine Empfehlung aufgrund guter Erfahrungen mit Mandanten)
- Papierkram
Beide Programme bieten unterschiedliche Funktionen und Preismodelle. Überlege dir, welches am besten zu deinen individuellen Bedürfnissen passt – beide Optionen sind GoBD-konform und unterstützen dich dabei, deine Buchhaltung schnell und einfach zu erledigen.
Fazit
Ein Buchhaltungsprogramm ist eine Investition, die sich immer lohnt! Es hilft dir, Fehler zu vermeiden, Zeit zu sparen und den Überblick über deine Finanzen zu behalten. Gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit kannst du so viel Stress vermeiden und deine Buchhaltung von Beginn an professionell und ordentlich aufsetzen.
Und nicht zu vergessen: Ab 2025 bist du im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein gutes Buchhaltungsprogramm sorgt dafür, dass du dieser neuen Anforderung problemlos nachkommst. Die Wahl des richtigen Programms hängt von deinen individuellen Bedürfnissen ab, aber für alle gilt: Ein Buchhaltungsprogramm ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.
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