Selbstständige in der Regelbesteuerung müssen regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Doch wie genau funktioniert das und was musst du dabei beachten?
In diesem Artikel erfährst du, wer zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet ist, wie oft diese abgegeben werden muss und was passiert, wenn du eine Frist versäumst. Auch auf die Dauerfristverlängerung und Tipps zum „Umsatzsteuervoranmeldung selber machen“ gehe ich ein.
Umsatzsteuervoranmeldung – was ist das?
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine regelmäßige Meldung, die du als Selbstständiger an das Finanzamt übermitteln musst.
Als Unternehmer in der Regelbesteuerung berechnest du deinen Kunden Umsatzsteuer, die du jedoch an das Finanzamt abführen musst. Im Gegenzug kannst du die Vorsteuer (die Umsatzsteuer auf deine Eingangsrechnungen) zurückfordern. Die Differenz zwischen der vereinnahmten Umsatzsteuer und der abziehbaren Vorsteuer ist die sogenannte Zahllast, die du an das Finanzamt überweisen musst.
Zahllast
Zahllast = Umsatzsteuer – Vorsteuer
Statt die Zahllast am Ende des Jahres in einer Summe zu zahlen, wird sie durch die Umsatzsteuervoranmeldung und Vorauszahlung in mehreren Teilbeträgen an das Finanzamt übermittelt.
Der Vorteil: Diese Teilzahlungen bieten Selbstständigen mehr Planungssicherheit, während das Finanzamt sich vor Zahlungsausfällen schützt.
Am Jahresende wird eine Umsatzsteuerjahresklärung erstellt, in der die genauen Beträge für das Jahr ermittelt werden. Die bereits geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuerjahreserklärung angerechnet.
Umsatzsteuervoranmeldung vs. Umsatzsteuerjahreserklärung
Die Umsatzsteuererklärung wird am Jahresende für das komplette Jahr erstellt und gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt übermittelt. In der Umsatzsteuererklärung werden alle Vorauszahlungen der Umsatzsteuervoranmeldung angerechnet und die abschließende Zahllast des Kalenderjahres bestimmt.
Die Abgabefrist der Umsatzsteuererklärung deckt sich mit jener für die Einkommensteuererklärung:
Stand (02/2025)
Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen?
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung für alle Selbstständigen in der Regelbesteuerung mit einer Zahllast von mehr als 2.000 EUR im Jahr.
Müssen auch Kleinunternehmer eine Voranmeldung abgeben?
Kleinunternehmer müssen grundsätzlich keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, da sie weder Umsatzsteuer schulden noch Vorsteuer geltend machen können. Auch die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung entfällt seit dem Besteuerungszeitraum 2024.
Aber: In bestimmten Fällen sind auch Kleinunternehmer zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet – und zwar immer dann, wenn sie Leistungen aus dem Ausland beziehen.
Dabei muss eine Leistung aus dem Ausland nicht unbedingt von einem Freelancer aus Indonesien kommen. Du beziehst bereits eine Leistung aus dem Ausland, wenn du z.B. Microsoft Office oder Canva Pro nutzt, da der Sitz von Microsoft und Canva im Ausland liegt.
In solchen Fällen greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Hast du deine Umsatzsteuer-ID korrekt hinterlegt, erhältst du eine Netto-Rechnung und musst aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens die Umsatzsteuer in Deutschland abführen.
Mehr zum Thema Reverse Charge kannst du in meinem ausführlichen Artikel zur Reverse-Charge-Rechnung nachlesen.
Auch als Kleinunternehmer bist du in diesem Fall verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, wenn die entsprechenden Beträge eine bestimmte Grenze überschreiten. Weitere Details findest du in den folgenden Abschnitten.
Umsatzsteuervoranmeldung auch für Kleinunternehmer
In bestimmten Fällen sind auch Kleinunternehmer zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet.
Umsatzsteuervoranmeldung nach Neugründung?
Ja, auch wenn du gerade erst gegründet hast, bist du zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet.
Wann und wie oft musst du die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?
Die Häufigkeit der Abgabe richtet sich nach der Höhe deiner Zahllast im Vorjahr:
Meldezeitraum
- Zahllast des Vorjahres > 9.000 EUR: Monatliche Abgabe
- Zahllast des Vorjahres 2.000 EUR bis 9.000 EUR: Quartalsweise Abgabe
- Zahllast des Vorjahres < 2.000 EUR: keine Voranmeldung notwendig, nur die Jahreserklärung
Neu gegründete Unternehmen mussten bisher im ersten Jahr und im Folgejahr monatlich abgeben. Diese Regelung wird jedoch bis 2026 ausgesetzt, sodass auch Neugründer in der Regel vierteljährlich melden können, solange die jährliche Zahllast unter 9.000 EUR bleibt.
Abgabefrist – Wann musst du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Ob monatlich oder vierteljährlich, die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung endet stets am 10. des Folgemonats.
Die Zahllast für Januar muss also bis zum 10. Februar abgegeben werden. Falls der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Welche Konsequenzen hat es, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät abgegeben wird?
Wenn du die Frist zur Umsatzsteuervoranmeldung verpasst, fällt ggf. ein Verspätungszuschlag von bis zu 10 % der Zahllast an. Darüber hinaus kann auch für die verspätete Zahlung ein Zuschlag von 1 % pro Monat fällig werden.
Tipp
Erteile dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, um die fristgerechte Zahlung sicherzustellen und Verspätungsgebühren zu vermeiden.
Übrigens: Auch wenn dein Unternehmen im betroffenen Meldezeitraum einmal keine Umsätze generiert, muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden, wenn du generell dazu verpflichtet bist!!
Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen
Falls du mehr Zeit für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung benötigst, kannst du eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dadurch erhältst du für die Abgabe der Voranmeldung jeweils einen Monat länger Zeit.
Beispiel:
- Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung regulär bis zum 10. Februar gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. März.
- Die Zahllast von Januar bis März wird bei vierteljährlicher Meldung regulär bis zum 10. April gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. Mai.
Die Beantragung erfolgt elektronisch über Elster und ist in der Regel problemlos möglich.
Für die Dauerfristverlängerung ist eine Sondervorauszahlung erforderlich. Diese wird in der Höhe eines Zwölftels der Zahllast des Vorjahres an das Finanzamt übermittelt und zum Jahresende verrechnet. Hintergrund dieser Sondervorauszahlung ist wiederum eine Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen.
Umsatzsteuervoranmeldung selber machen – so geht’s.
Die Umsatzsteuervoranmeldung wird elektronisch über Elster eingereicht. Wenn du ein Buchführungsprogramm verwendest, kannst du die Voranmeldung in der Regel mit nur wenigen Klicks erstellen und direkt übermitteln – ein echter Vorteil, wenn du die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen möchtest.
Umsatzsteuervoranmeldung selber machen – was gibst du an?
Das Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung enthält mehrere Felder, die du ausfüllen musst:
1. Allgemeine Informationen zum Unternehmen sowie zum zuständigen Finanzamt.
2. Genauer Meldezeitraum
3. Im Bereich „Steuerpflichtige Umsätze“ werden alle steuerpflichtigen Netto-Umsätze des Meldezeitraums eingetragen.
4. Im Abschnitt „Leistungsempfänger als Steuerschuldner“ werden Umsätze von ausländischen Dienstleistern eingetragen, für welche innerhalb Deutschlands die Steuer geschuldet wird.
5. Unter „abziehbare Vorsteuer“ (Seite 2) wird die Vorsteuer eingetragen, welche du selbst an Dienstleister oder Lieferanten bezahlt hast.
Umsatzsteuervoranmeldung selber machen – was ist mit Fehlern?
Falls du einen Fehler gemacht hast oder Umsätze vergessen wurden, kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung berichtigen.
Im Formular gibt es dafür die Möglichkeit, eine „Berichtigte Anmeldung“ anzukreuzen. Dies sollte jedoch nur selten notwendig sein und idealerweise durch eine sorgfältige Buchführung vermieden werden.
Fazit
Die Umsatzsteuervoranmeldung selber zu machen, ist kein Hexenwerk, wenn du die wichtigsten Regeln kennst. Ein gutes Buchführungsprogramm hilft dir, Fehler zu vermeiden und die Voranmeldung schnell und einfach zu erstellen. So behältst du immer den Überblick und kannst Fristen problemlos einhalten.
Achte darauf, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen, damit du keine Säumniszuschläge riskierst.
Einfacher Einstieg in deine digitale Buchhaltung mit Lexware Office
Wenn du durch Digitalisierung mehr Leichtigkeit in deine Buchhaltung bringen möchtest und einen sanften Einstieg suchst, dann lege ich dir meinen Onlinekurs zur digitalen Buchhaltung mit Lexware Office, den Lexware Office Lotsen, ans Herz.
Im Lexware Office Lotsen richtest du nicht nur dein Programm richtig ein, du lernst auch den richtigen Umgang damit und wie du z. B. mit wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung erstellst.
