Du bist gerade in die Regelbesteuerung gewechselt. Und jetzt taucht ein neues Thema auf: die Umsatzsteuervoranmeldung.
Vielleicht fragst du dich:
- Wann muss ich sie einreichen?
- Was muss ich überhaupt melden?
- Und was ist eigentlich eine Dauerfristverlängerung?
In diesem Artikel bekommst du einen klaren Überblick, was es mit der Umsatzsteuervoranmeldung auf sich hat und wie das Ganze grundsätzlich funktioniert.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Du meldest deine Umsatzsteuer regelmäßig ans Finanzamt
- Frist: immer der 10. des Folgemonats bzw. des Folgequartals
- Du gibst an:
- deine Umsatzsteuer
- deine Vorsteuer
- Am Ende zahlst du die Differenz
Umsatzsteuervoranmeldung – was ist das?
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine regelmäßige Meldung, die du als Selbstständiger an das Finanzamt sendest.
Wichtig: Sie besteht immer aus zwei Teilen
- der Meldung (über ELSTER oder über dein Buchhaltungsprogramm)
- und der Zahlung (über dein Bankkonto)
Beides gehört zusammen. Die Meldung allein reicht nicht aus.
Als Unternehmer in der Regelbesteuerung berechnest du deinen Kunden Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt abführst. Im Gegenzug kannst du die Vorsteuer (die Umsatzsteuer auf deinen Eingangsrechnungen) zurückfordern. Die Differenz zwischen der vereinnahmten Umsatzsteuer und der abziehbaren Vorsteuer ist die sogenannte Zahllast, die du an das Finanzamt überweisen musst.
Zahllast
Zahllast = Umsatzsteuer – Vorsteuer
Das bedeutet konkret: Du reichst zuerst die Meldung beim Finanzamt ein und überweist anschließend den Betrag. Wenn deine Vorsteuer höher ist als deine Umsatzsteuer, bekommst du Geld zurück. In diesem Fall erfolgt keine Zahlung von dir, sondern eine Erstattung.
Statt die Zahllast am Ende des Jahres in einer Summe zu zahlen, wird sie durch die Umsatzsteuervoranmeldung und Vorauszahlung in mehreren Teilbeträgen an das Finanzamt übermittelt.
Der Vorteil: Diese Teilzahlungen geben dir mehr Planungssicherheit und das Finanzamt schützt sich vor Zahlungsausfällen.
Am Jahresende erstellst du eine Umsatzsteuerjahresklärung, in der du die genauen Beträge für das Jahr ermittelst. Die bereits geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuerjahreserklärung dann angerechnet.
Wenn sich bei der Umsatzsteuerjahreserklärung eine Nachzahlung ergibt, dann musst du diese grundsätzlich 4 Wochen nach Einreichung der Umsatzsteuerjahreserklärung an das Finanzamt zahlen.
Mit einem SEPA-Lastschriftmandat ziehen die Finanzämter den fälligen Betrag automatisch ein und du gerätst nicht versehentlich in Verzug. Das ist wesentlich einfacher und wir würden dir dazu auf jeden Fall raten.
Für welchen Umsatz wird wann Steuer fällig? (Soll- vs. Ist-Versteuerung)
Entscheidend ist nicht nur wie viel du meldest, sondern auch, welche Umsätze du wann melden musst. Hier gibt es zwei Varianten
Soll-Versteuerung
Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung fällig. Das bedeutet: Du musst die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, auch dann, wenn du die Leistung noch gar nicht berechnet hast und der Kunde noch nicht gezahlt hat.
Beispiel:
- Du führst am 1. März eine Leistung über 1.000 € + 190 € Umsatzsteuer aus.
- Dein Kunde zahlt aber erst im Mai.
- Trotzdem musst du die Umsatzsteuer von 190 € bereits für März melden und zahlen.
Ist-Versteuerung
Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn dein Kunde bezahlt. Du gehst also nicht in Vorleistung.
Beispiel: Gleiches Szenario
- Rechnung im März, Zahlung im Mai.
- Du meldest die Umsatzsteuer erst im Mai.
Was bedeutet das für dich?
Die Wahl zwischen Soll- und Ist-Versteuerung beeinflusst direkt, wann du Steuern zahlen musst – und damit deine Liquidität. Gerade am Anfang ist die Ist-Versteuerung oft einfacher, weil du die Steuer erst zahlst, wenn das Geld wirklich da ist.
Prüfe, ob du die Voraussetzungen zur Ist-Versteuerung erfüllst. Dann kannst du diese direkt zu Beginn der Selbständigkeit im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Das Finanzamt wird dir das in einem gesonderten Schreiben genehmigen. Dieses Schreiben unbedingt sicher aufbewahren. Ohne Genehmigung keine IST-Versteuerung.
Wichtig: Hinterlege die richtige Versteuerungsart in deinem Buchhaltungsprogramm. Nur so werden deine Umsatzsteuer und deine Voranmeldung korrekt berechnet.
Umsatzsteuervoranmeldung vs. Umsatzsteuerjahreserklärung
Die Umsatzsteuererklärung erstellst du am Jahresende für das komplette Jahr und übermittelst sie an das Finanzamt. In der Umsatzsteuererklärung werden alle Vorauszahlungen der Umsatzsteuervoranmeldung angerechnet und die endgültige und tatsächliche Zahllast für das Jahr bestimmt.
Die Abgabefrist der Umsatzsteuererklärung ist dieselbe wie für deine Einkommensteuererklärung und diese werden in der Regel gemeinsam eingereicht.
In welchen Fällen musst du du eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
In der Regel musst du eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, wenn du:
- in der Regelbesteuerung bist
- Leistungen aus dem Ausland beziehst: Reverse Charge (gilt auch für Kleinunternehmer!)
- deine jährliche Zahllast mehr als 2.000 EUR beträgt
- vom Finanzamt dazu verpflichtet wirst
Wenn du gerade in die Regelbesteuerung gewechselt bist: Dann gehört die Umsatzsteuervoranmeldung jetzt zu deiner Routine.
Müssen auch Kleinunternehmer eine Voranmeldung abgeben?
Ja, in bestimmten Fällen sind auch Kleinunternehmer zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet – und zwar immer dann, wenn sie Leistungen aus dem Ausland beziehen und diese unter das Reverse Charge Verfahren fallen. Kleinunternehmer müssen dann für diesen ausländischen Unternehmer die Umsatzsteuer in Deutschland abführen.
Dabei muss eine Leistung aus dem Ausland nicht unbedingt von einem Freelancer aus Indonesien kommen. Du beziehst bereits eine Leistung aus dem Ausland, wenn du z.B. Microsoft Office oder Canva Pro nutzt, da der Sitz von Microsoft / Canva im Ausland liegt.
In solchen Fällen greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Wenn du deine Umsatzsteuer-ID beim Anbieter angegeben bzw. konkret hinterlegt hast, erhältst du von diesem Anbieter eine Netto-Rechnung. Das Reverse-Charge-Verfahren verpflichtet dich dann dazu, die Umsatzsteuer für diese Leistung in Deutschland abzuführen.
Somit kannst du auch als Kleinunternehmer bei Reverse-Charge-Leistungen zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sein. Du musst in Deutschland eine quartalsweise Voranmeldung abgeben.
Umsatzsteuervoranmeldung bei Neugründung?
Ja, auch wenn du gerade erst gegründet hast, bist du zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet.
Wann und wie oft musst du die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?
Das richtet sich nach der Höhe deiner Zahllast im Vorjahr. Meldezeitraum:
Meldezeitraum
- Zahllast des Vorjahres > 9.000 EUR: Monatliche Abgabe
- Zahllast des Vorjahres 2.000 EUR bis 9.000 EUR: Quartalsweise Abgabe
- Zahllast des Vorjahres < 2.000 EUR: Das Finanzamt kann von der Verpflichtung zur Abgabe befreien, dann ist keine Voranmeldung nötig, lediglich die Jahreserklärung.
Neu gegründete Unternehmen mussten bisher im ersten Jahr und im Folgejahr monatlich abgeben. Diese Regelung wird jedoch bis Ende 2026 ausgesetzt, sodass auch Neugründer in der Regel vierteljährlich melden können, solange die jährliche Zahllast unter 9.000 EUR bleibt.
Abgabefrist – Wann musst du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Ob monatlich oder vierteljährlich, die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist stets am 10. des Folgemonats bzw. des Folgequartals.
Die Zahllast für Januar muss also bis zum 10. Februar eingereicht werden. Und bei vierteljährlicher Meldung muss die Zahllast für Januar-März bis zum 10. April eingereicht werden.
Falls der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Welche Konsequenzen hat es, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät abgegeben wird?
Wenn du die Frist zur Umsatzsteuervoranmeldung verpasst, fällt ggf. ein Verspätungszuschlag von bis zu 10 % der Zahllast (Vorauszahlung) an. Darüber hinaus kann auch für die verspätete Zahlung ein Säumniszuschlag von 1 % je angefangenem Kalendermonat der Säumnis fällig werden. Für die Zahlung gibt es eine dreitägige Zahlungs-Schonfrist; innerhalb dieser Frist werden keine Säumniszuschläge erhoben. Dies gilt jedoch nur für die Zahlung, nicht für die Meldung.
Tipp
Erteile dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat, um Verspätungsgebühren zu vermeiden.
Übrigens: Auch wenn dein Unternehmen im betroffenen Meldezeitraum einmal keine Umsätze generiert, muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden, wenn du generell dazu verpflichtet bist!
Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen
Falls du mehr Zeit für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung benötigst, kannst du eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dadurch erhältst du für die Abgabe der Voranmeldung jeweils einen Monat länger Zeit.
Beispiel:
Die Zahllast für Januar wird bei monatlicher Meldung regulär bis zum 10. Februar gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. März.
Die Zahllast von Januar bis März wird bei vierteljährlicher Meldung regulär bis zum 10. April gemeldet. Mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. Mai.
Die Beantragung der Dauerfristverlängerung erfolgt elektronisch über Elster und ist in der Regel problemlos möglich.
Für die Dauerfristverlängerung ist eine Sondervorauszahlung erforderlich. Diese wird in der Höhe von 1/11 der Zahllast des Vorjahres an das Finanzamt übermittelt und zum Jahresende verrechnet. Hintergrund dieser Sondervorauszahlung ist wiederum eine Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen. Du zahlst also eine Art Kaution und ziehst diese Kaution am Jahresende wieder ab.
Es ist grundsätzlich sinnvoll, diese Verlängerung zu nutzen, um dir etwas mehr zeitlichen Spielraum zu verschaffen. Wenn du nach dem TaxLounge-Prinzip mit festen Buchhaltungstagen arbeitest (Finanzroutine 5|20), wirst du sie in der Regel nicht brauchen. Trotzdem kann immer etwas dazwischenkommen. Und genau in solchen Momenten ist es gut, wenn du eine kleine Reserve hast, denn das Finanzamt reagiert bei Fristen wenig flexibel.
Umsatzsteuervoranmeldung selber machen – so geht’s.
Die Umsatzsteuervoranmeldung wird elektronisch über Elster eingereicht. Wenn du ein Buchführungsprogramm verwendest, kannst du die Voranmeldung mit nur wenigen Klicks erstellen und direkt übermitteln – ein echter Vorteil, wenn du die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen möchtest.
Das Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung enthält viele Felder, die es auszufüllen gilt:
- Angaben zum Unternehmen
Stammdaten wie Steuernummer, Finanzamt, Name/Adresse, Rechtsform sowie der Voranmeldungszeitraum. - Mitwirkung/Beratung (bei eigener Meldung obsolet)
Kennzeichnung, ob ein Berater (StB, RA, Lohnsteuerhilfeverein) mitwirkt; ggf. dessen Angaben/Vollmacht. - Lieferungen und sonstige Leistungen
Steuerpflichtige Umsätze zum allgemeinen/reduzierten Steuersatz, ggf. nach Steuersätzen getrennt, sowie bestimmte steuerfreie Umsätze, die in die Bemessungsgrundlagen einfließen. - Innergemeinschaftliche Erwerbe
Entgelte für innergemeinschaftliche Erwerbe (Warenbezüge aus anderen EU‑Staaten), für die im Inland Erwerbsteuer entsteht. - Leistungsempfänger als Steuerschuldner (§ 13b UStG)
Entgelte für Leistungen, bei denen du als Leistungsempfänger die Steuer schuldest - Ergänzende Angaben zu Umsätzen (eher die Ausnahme: Besonderer Sachverhalt)
Lieferungen des ersten Abnehmers bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (§ 25b UStG), Steuerpflichtige Umsätze des leistenden Unternehmers, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Absatz 5 UStG schuldet, nicht steuerbare sonstige Leistungen gemäß § 18b Satz 1 Nummer 2 UStG, etc. - Abziehbare Vorsteuerbeträge
Vorsteuer aus Eingangsrechnungen, Einfuhrumsatzsteuer, Vorsteuer aus innergemeinschaftlichen Erwerben sowie aus §‑13b‑Sachverhalten, soweit zum Abzug berechtigt. - Andere Steuerbeträge (eher die Ausnahme: Besonderer Sachverhalt)
Z.B. Berichtigungen nach § 15a UStG, zu übernehmende Steuer aus Sondertatbeständen, ggf. bestimmte Nachbelastungen. - Umsatzsteuer‑Vorauszahlung / Überschuss (eher die Ausnahme: Besonderer Sachverhalt)
Automatische Berechnung: Summe der Steuerbeträge auf Umsätze minus abziehbare Vorsteuer und andere anrechenbare Beträge; Das Ergebnis ist deine Vorauszahlung oder dein Erstattungsanspruch. - Minderungen nach § 17 UstG (eher die Ausnahme: Besonderer Sachverhalt)
Berichtigungen wegen nachträglicher Entgeltsminderungen/-erhöhungen (Skonti, Rabatte, Uneinbringlichkeit) mit Auswirkung auf bereits gemeldete Umsätze. - Sonstige Angaben (eher die Ausnahme: Besonderer Sachverhalt)
Freie/weitergehende Angaben, z.B. Hinweise auf Besonderheiten
Was ist mit Fehlern?
Falls du einen Fehler gemacht hast oder Umsätze vergessen wurden, kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung berichtigen. Im Formular gibt es dafür die Möglichkeit, eine „Berichtigte Anmeldung“ anzukreuzen. Dies sollte jedoch nur selten notwendig sein und idealerweise durch eine sorgfältige Buchführung vermieden werden.
Typische Fehler
Hier passieren die meisten Fehler:
- falsche Beträge eingetragen für Leistungen, d.h. der Umsatz wird nicht korrekt angegeben
- Reverse-Charge falsch behandelt
- Innergemeinschaftliche Erwerbe falsch behandelt
Fazit
Die Umsatzsteuervoranmeldung selber zu machen, ist kein Hexenwerk, wenn du die wichtigsten Regeln kennst. Ein gutes Buchführungsprogramm hilft dir, Fehler zu vermeiden und die Voranmeldung schnell und einfach zu erstellen. So behältst du immer den Überblick und kannst Fristen problemlos einhalten.
Achte darauf, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen, damit du keine Säumniszuschläge riskierst.
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