Umsatzsteuer-ID – Was ist das und brauchst du sie als Selbstständiger wirklich?
Wenn du gerade in die Selbstständigkeit startest, wirst du schnell mit vielen neuen Begriffen konfrontiert – einer davon ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (oder kurz: USt-ID). Aber was steckt hinter dieser Nummer? Wofür brauchst du sie? Und wie beantragst du sie?
In diesem Blogartikel klären wir Schritt für Schritt, was du zur Umsatzsteuer-ID wissen solltest.
Was ist eine Umsatzsteuer-ID?
Die Umsatzsteuer-ID ist eine eindeutige Kennziffer, die dir vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag zugeteilt wird. Sie dient dem Nachweis deines Unternehmerstatus – insbesondere im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr innerhalb der EU.
Du kannst dir die Umsatzsteuer-ID wie eine Art Ausweis für dein Business vorstellen. Sie ist:
- einmalig
- dauerhaft gültig (auch bei Umzug oder Wechsel des Finanzamts)
und eindeutig dir als Unternehmer zugeordnet
Wofür brauchst du die Umsatzsteuer-ID?
Ob du eine Umsatzsteuer-ID wirklich benötigst, hängt von deiner Geschäftstätigkeit ab. Hier eine einfache Orientierung:
Du brauchst eine Umsatzsteuer-ID, wenn du:
- Produkte oder Dienstleistungen ins EU-Ausland verkaufst,
- Leistungen oder Software von Unternehmen aus dem Ausland beziehst
Viele Selbstständige arbeiten heute mit internationalen Anbietern zusammen, oft ohne es direkt zu merken. Beispiele sind:
- Adobe
- Microsoft
- Canva
- Zoom
- Apple
Diese Anbieter haben ihren Unternehmenssitz im Ausland – und stellen dir in der Regel nur dann eine Netto-Rechnung aus, wenn du eine gültige Umsatzsteuer-ID angibst.
Warum ist das wichtig?
Weil du bei Rechnungen für Leistungen aus dem Ausland die sogenannte Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) anwenden musst. Das bedeutet:
Du bekommst eine Reverse-Charge-Rechnung ohne Umsatzsteuer – bist aber in Deutschland verpflichtet, die Umsatzsteuer anzumelden und abzuführen.
Wichtig!
Das gilt auch für Kleinunternehmer! Denn auch sie gelten rechtlich als Unternehmer – und handeln nicht als Privatperson.
Wie beantragst du deine Umsatzsteuer-ID?
Du hast zwei Möglichkeiten:
- direkt bei der Gründung im steuerlichen Erfassungsbogen
- oder du beantragst sie nachträglich online beim Bundeszentralamt für Steuern:
Hier geht’s zum Online-Formular.
Die Beantragung ist unkompliziert und kostenlos.
Tipp!
Gib deine Umsatzsteuer-ID auf deinen Rechnungen an. Auch wenn du (noch) keine Geschäfte im Ausland machst: Es ist besser, die Umsatzsteuer-ID statt deiner Steuernummer auf Rechnungen anzugeben.
Warum?
Weil die Steuernummer Rückschlüsse auf dein Finanzamt zulässt – und du so deine Daten besser schützt.
Update: Wirtschafts-ID seit November 2024
Seit Kurzem führt die Finanzverwaltung nach und nach die Wirtschafts-Identifikationsnummer ein. Diese entspricht in ihrem Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Für die eindeutige Identifizierung im Besteuerungsverfahren wird an die 9-stellige Ziffernfolge der Umsatzsteuer-ID für jede einzelne deiner wirtschaftlichen Tätigkeiten eine 5-stellige Nummer, beginnend mit 00001 angehängt. Diese Nummer dient als Unterscheidungsmerkmal.
Beispiel Wirtschafts-Identifikationsnummer
- W-IdNr.: DE123456789
- W-IdNr. + Unterscheidungsmerkmal für die erste wirtschaftliche Tätigkeit: DE123456789-00001
Falls du bis zum 30. November 2024 bereits eine USt-ID hattest, entspricht diese deiner W-IdNr. Wenn du noch keine USt-ID. Nummer hast, wird dir eine neue W-IDNr. zugeteilt.
Fazit: Brauchst du eine Umsatzsteuer-ID?
Nicht jeder Gründer braucht sofort eine Umsatzsteuer-ID – aber in der Praxis ist sie oft früher wichtig als gedacht. Schon allein, weil viele Tools und Dienste ihren Unternehmenssitz im Ausland haben.
Und: Sie ist schnell beantragt. Wenn du also planst, international tätig zu sein, dann gilt: Beantrage deine Umsatzsteuer-ID frühzeitig.
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