Seit November 2024 wird in Deutschland die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) eingeführt. Doch was genau ist das? Warum gibt es sie? Und was bedeutet das für Selbstständige und kleine Unternehmen? Hier erfährst du alles Wichtige ausführlich und verständlich erklärt.
Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist eine neue, eindeutige Kennnummer für alle, die wirtschaftlich tätig sind. Sie dient dazu, Unternehmen und Selbstständige eindeutig zu identifizieren und langfristig Steuerprozesse und Verwaltungsabläufe zu vereinfachen. Sie wird nach und nach auf Anträgen, Formularen und Vordrucken des Finanzamts verwendet.
Jeder Selbstständige, jedes Unternehmen und jede Organisation mit wirtschaftlicher Tätigkeit erhält eine eigene Wirtschafts-Identifikationsnummer. Ziel ist es, den Austausch mit den Finanzbehörden und anderen Institutionen digitaler und effizienter zu gestalten. Ähnlich wie die Steuer-Identifikationsnummer für Privatpersonen bleibt die W-IdNr. dauerhaft bestehen und ändert sich nicht, selbst wenn sich der Unternehmenssitz oder die Rechtsform ändert.
Warum wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer eingeführt?
Die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer hat mehrere zentrale Gründe:
- Vereinfachung der Bürokratie: Steuerprozesse und Verwaltungsabläufe sollen transparenter und effizienter gestaltet werden. Ziel ist eine bundesweite und behördenübergreifende Kommunikation.
- Eindeutige Identifikation: Die W-IdNr. gilt zugleich als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach dem Unternehmensbasisdatenregister.
Wie ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer aufgebaut?
Die W-IdNr. entspricht in ihrem Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Sie besteht aus den Anfangsbuchstaben „DE“ und einer 9-stelligen Ziffernfolge.
Für die eindeutige Identifizierung im Besteuerungsverfahren wird an die 9-stellige Ziffernfolge für jede einzelne deiner wirtschaftlichen Tätigkeiten eine 5-stellige Nummer, beginnend mit 00001 angehängt. Diese Nummer dient als Unterscheidungsmerkmal.
Dabei ist jedes vergebene Unterscheidungsmerkmal mit einer Steuernummer verknüpft, mit welcher der Betrieb oder die Betriebsstätte beim zuständigen Finanzamt geführt wird.
Beispiel Wirtschafts-Identifikationsnummer
W-IdNr.: DE123456789
W-IdNr. + Unterscheidungsmerkmal für die erste wirtschaftliche Tätigkeit: DE123456789-00001
Falls du bis zum 30. November 2024 bereits eine USt-IdNr. hattest, entspricht diese deiner W-IdNr. Wenn du noch keine USt-IdNr. Nummer hast, wird dir eine neue W-IDNr. zugeteilt.
Wie funktioniert die Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Automatische Vergabe
- Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
- Es ist kein Antrag nötig. Alle wirtschaftlich tätigen Personen und Unternehmen erhalten ihre Nummer nach und nach.
- Die Einführung erfolgt schrittweise, daher kann es dauern, bis dir deine W-Nr. zugeteilt wird.
- Die Zuteilung beginnt mit Unternehmen, die zur Abgabe eine Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Die Vergabe hat im November des Jahres 2024 begonnen.
- Für alle anderen Unternehmen wird die W-IdNr. voraussichtlich ab dem 3. Quartal 2025 vergeben.
Wie erhalte ich meine Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Für die Mitteilung sind folgende Wege vorgesehen:
Du hast bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Wenn du bereits eine USt-IdNr. hast, erhältst du keine besondere Mitteilung deiner W-IdNr., da die W-IdNr. der USt-IdNr. entspricht. In dieser öffentlichen Bekanntmachung wurdest du darüber informiert, dass die USt-IdNr. ab dem 03. Dezember 2024 zugleich als W-IdNr. verwendet wird.
Du hast noch keine Umsatzsteuer-ID und keinen Empfangs-bevollmächtigten Steuerberater
Wenn du keine USt-IdNr. besitzt, erfolgt die Bekanntgabe der W-IdNr. über ELSTER. Du erhältst deine W-IdNr. direkt über das ELSTER-Benutzerkonto, sobald du der Bevollmächtigung zur Mitteilung in ELSTER zugestimmt hast.
Voraussetzung ist, dass du über ein ELSTER-Benutzerkonto verfügst und der Mitteilung über ELSTER zustimmst.
- Benutzerkonto bei ELSTER anlegen: Hier findest du eine Anleitung.
- Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe erteilen: Nun musst du noch bestätigen, dass du einer elektronischen Bekanntgabe zustimmst.
- Wähle im ELSTER-Benutzerkonto unter „Formulare und Leistungen“ den Menüpunkt „Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe“ und erkläre hier deine Einwilligung für die elektronische Bereitstellung.
- Diese Einwilligung musst du für jede Steuernummern gesondert erteilen.
Das Dokument mit deiner W-IdNr. erhältst du dann elektronisch. Per E-Mail benachrichtigt ELSTER dich, dass das Dokument mit deiner W-IdNr. vorliegt.
Die W-IdNr. kann entweder unter „Mein ELSTER“ oder gegebenenfalls mit deiner genutzten Steuersoftware abgerufen werden.
Du hast noch keine Umsatzsteuer-ID, aber einen Empfangs-bevollmächtigten Steuerberater
Wenn dein Steuerberater Empfangs-bevollmächtigt ist, wird ihm deine W-IdNr. über ELSTER mitgeteilt.
Erneute Mitteilung der Wirtschafts-Identifikationsnummer
Über diesen Link kannst du deine W-IdNr. erneut anfordern. Die Bearbeitung kann jedoch etwas Zeit in Anspruch nehmen. Du kannst das Mitteilungsschreiben dann wie oben beschrieben abrufen.
Zeitplan und Einführung
Die Einführung der W-IdNr. erfolgt in mehreren Schritten:
- Seit November 2024: Zuteilung an Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind.
- Ab Oktober 2025: Vergabe für alle anderen Unternehmen.
- Ab 2026: Vergabe weiterer Unterscheidungsmerkmale, sofern du mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausübst (z.B. -00002 für eine zweite wirtschaftliche Tätigkeit)
- Ab 2027: Wird die Angabe der W-IdNr. Nummer auf elektronischen Vordrucken voraussichtlich verpflichtend sein.
Was ist jetzt mit der USt-IdNr.?
- Die USt-IdNr. bleibt weiterhin bestehen und wird nicht durch die W-IdNr. ersetzt.
- Du musst eine USt-IdNr. auch weiterhin, trotz Vergabe der W-IdNr., gesondert beantragen. Dies kannst du hier tun. An diesem Ablauf ändert sich nichts.
Was solltest du jetzt tun?
- Warte auf die offizielle Mitteilung vom BZSt – du musst keinen Antrag stellen.
- Wenn du keinen Steuerberater hast: Registriere dich bei ELSTER und stimme der elektronischen Bekanntgabe zu.
- Bleib informiert über mögliche Änderungen und zukünftige Pflichten
Fazit
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist eine der größten Reformen im deutschen Steuerwesen der letzten Jahre. Auch wenn sie jetzt eingeführt wird, bleibt genug Zeit, sich darauf einzustellen. Wer sich frühzeitig informiert, behält alles im Blick und weiß, was zu tun ist.
