Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze legen fest, nach welchen Regeln deine Buchführung erstellt werden muss und welche Regeln für die Aufbewahrungspflicht von Belegen gelten.
Wer muss sich an die GoBD halten?
Die GoBD gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, aber auch für Freiberufler, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer. Auch wenn du als Kleinunternehmer keiner Buchführungspflicht unterliegst, musst du dennoch die GoBD beachten und deine Unterlagen korrekt aufbewahren.
Welche Unterlagen unterliegen der Aufbewahrungspflicht?
Zur Aufbewahrungspflicht gehören Rechnungen, Kontoauszüge, Steuerunterlagen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie weitere buchhaltungsrelevante Dokumente. Auch elektronische Belege müssen GoBD-konform archiviert werden.
Ebenso müssen Arbeitgeber im Arbeits- als auch im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten aufbewahren.
Und auch Privatpersonen sind verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren: Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt. Du bist gesetzlich verpflichtet, Handwerkerrechnungen und Kontoauszüge für Werkleistungen, Wartungs- oder Reparaturarbeiten an einer Immobilie oder einem Grundstück mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
Welche Unterlagen wie lange aufbewahren?
Zur Aufbewahrungspflicht gehören Rechnungen, Kontoauszüge, Steuerunterlagen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie weitere buchhaltungsrelevante Dokumente. Auch elektronische Belege müssen GoBD-konform archiviert werden.
10 Jahre
Grundlegende Buchführungs- und Abschlussunterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen
- Einnahmenüberschussrechnungen
- Buchungsbelege sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
- Unterlagen für Zollmeldungen
6 Jahre
Buchhaltungsunterlagen:
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe. (Dazu gehört also auch wichtige geschäftliche Mail-Kommunikation mit deinen Kunden.)
Sonstige Unterlagen:
- Akkordzettel
- Stundenlohnzettel
- Betriebsabrechnungsbögen
- Kalkulationsunterlagen
- Preisauszeichnungen, aber auch
- Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und
- Kassenstreifen.
Tipp
Um auf der sicheren Seite zu sein, bewahre alle steuerlich relevanten Dokumente 10 Jahre lang auf. Entsorge zu Beginn jedes neuen Jahres die Dokumente eines weiteren Geschäftsjahres.
Müssen Mails archiviert werden?
Ja! Geschäftliche Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht.
Nach den GoBD müssen Belege in der Form archiviert werden, in der sie entstanden oder eingegangen sind. Es ist also nicht ordnungsgemäß, diese Mails auszudrucken und abzuheften.
Wie Belege aufbewahren?
Es gibt keine feste Vorgabe für ein Ordnungssystem. Ob nach Datum, Sachgruppe oder Belegnummern – Hauptsache, deine Unterlagen sind strukturiert.
Die gute Nachricht: Auch eine elektronische Aufbewahrung ist möglich.
Aber: So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß.
Wichtig
Belege sind in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden oder eingegangen sind, also entweder in Papierform oder in elektronischer Form.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich eine?
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie du Belege erfasst, verarbeitest und archivierst.
Die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation hängt von der Größe deines Unternehmens und der Komplexität deiner Prozesse ab. Kannst du dein Geschäft in drei Sätzen erklären und dies dem Finanzamt verständlich machen? Dann könnte eine Verfahrensdokumentation entbehrlich sein.
Doch wie so oft gilt: Es kommt darauf an. Fehlt die Dokumentation und führt das zu unerwarteten Steuerforderungen, kann das unangenehm werden.
Auch die Anforderungen an die Belegablage und den Umfang der Dokumentation variieren stark – je nach Unternehmensstruktur, Belegvolumen und IT-Einsatz. Im Internet findest du Vorlagen zur Verfahrensdokumentation.
In jedem Fall sollte eine Verfahrensdokumentation enthalten:
- Deine Datensicherung bzw. die Beschreibung, wie du deine Daten sicherst und archivierst.
- Wie du deine Papierbelege elektronisch erfasst.
Was tun, wenn ein Beleg fehlt?
Nicht nur für die klassischen Papierbelege, sondern auch für elektronische Unterlagen gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden.
Falls ein Beleg verloren geht, kannst du einen Eigenbeleg erstellen. Dieser sollte folgende Angaben enthalten:
- Art der Ausgabe: Wofür war die Ausgabe?
- Datum: Wann hast du die Ausgabe getätigt?
- Empfänger: Für wen war die Ausgabe?
- Betrag: Welchen Betrag hast du bezahlt?
Wichtig: Ein Eigenbeleg sichert den Betriebsausgabenabzug, aber du kannst damit keine Vorsteuer geltend machen.
Wann darf ich alte Unterlagen entsorgen?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist – vorausgesetzt, dein Steuerbescheid ist bestandskräftig.
Beispiel:
Wurden in 2014 die letzten Aufzeichnungen für das Jahr 2013 getätigt und der Jahresabschluss erstellt, dann kannst du deine Unterlagen aus 2013 ab dem 1.1.2025 vernichten. In diesem Fall beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahrs 2014 und endet mit Ablauf des Kalenderjahrs 2024.
Fazit
Die GoBD regeln nicht nur die Buchführung, sondern auch die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen, Kontoauszügen und Steuerunterlagen. GoBD-konforme Archivierung ist Pflicht – und schützt dich bei Betriebsprüfungen vor Problemen.
Digitale Buchhaltungsprogramme erleichtern die ordnungsgemäße Archivierung deiner Belege erheblich. Ein Beispiel ist Lexware Office: In allen Abo-Versionen steht dir ein GoBD-konformes Langzeitbelegarchiv zur Verfügung. Damit erfüllst du automatisch die Anforderungen und sparst zusätzlich Zeit bei der Buchhaltung.
Wie du mit Lexware Office effizient arbeitest, erfährst du in diesem Artikel: Lexware Office: Buchhaltung & Zeit sparen – 6 Tipps.
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