So machst du Betriebsausgaben steuerlich geltend – dein Überblick

Gibt es eine Betriebsausgaben­pauschale?

Ja, aber nur für bestimmte Tätigkeiten. Dazu zählen:

• hauptberufliche selbständige schriftstellerische oder journalistische Tätigkeit
• wissenschaftliche, künstlerische und schriftstellerische Nebentätigkeit
• nebenamtliche Lehr- und Prüfungstätigkeit
• Hebammen und Tagesmütter

Die Pauschale fällt je nach Bereich unterschiedlich hoch aus. Anstelle der Pauschale können immer auch tatsächliche Kosten angesetzt werden.

Was zählt zu den Betriebsausgaben?

Hier einige Beispiele. Die Liste ist nicht abschließend und soll dir lediglich als Anhaltspunkt dienen.

• Abschreibungen
• Anwaltskosten
• Arbeitsmittel
• Bankgebühren / Zinsen
• Beiträge zu Berufsverbänden
• Beratungskosten
• Berufskleidung und Reinigung Ihrer Berufskleidung
• Betriebsausflug, Betriebsfest
• Bewirtungskosten (70 %)
• Blumengeschenke
• Bürokosten (Porto, Telefon, Telefax, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildung, Miete oder Leasing von Bürogeräten etc.)
• Büromaterial
• Computer / Laptop / Zubehör / Verbrauchsmaterial
• Domainkosten
• Doppelte Haushaltsführung
• Elektronikversicherung
• Erhaltungsaufwendungen für Wirtschaftsgüter
• Ertragsteuern (z.B. Körperschaftssteuer und Kapitalertragsteuer)
• Fachbücher
• Fachliteratur
• Fahrrad
• Fahrzeugwäsche (bei einem betrieblichen PKW)
• Finanzierungskosten für betriebliche Anschaffungen (Ausnahme: Zinsen für Überziehung, hier gibt es Sonderregelungen)
• Fortbildungskosten
• Freiwillig soziale Leistungen
• Garantieleistungen
• Geschenke bis 50 €
• Gewährleistungskosten
• gewährte Skonti und Rabatte
• Haftpflichtversicherung (betriebliche)
• Handykosten
• Homepage-Kosten
• Inserate
• Internetgebühren / Providerkosten
• Kfz-Kosten (bei einem betrieblichen PKW)
• Kleingeräte
• Kontoführungsgebühren
• Kosten für Fremdleistungen (z.B. Freelancer)
• Leasingkosten oder Mietkaufkosten
• Löhne und Gehälter und damit im Zusammenhang stehende Kosten
• Parkgebühren
• Pkw-Kosten / beruflich gefahrene Kilometerkosten (für betriebliche Fahrten bis zu 0,30 € pro gefahrenem Km)
• Provisionen
• Raumkosten (Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser, Strom etc.)
• Rechtsschutzversicherung (betriebliche)
• Reisekosten
• Reparaturen
• Rückstellungen
• Sachbezüge für Personal
• Sachzuwendungen an Mitarbeiter und Mitunternehmer
• Schadenersatzzahlungen
• Softwareupdate-Kosten
• Sozialabgaben
• Spenden
• Sponsoringausgaben
• Steuerberatungskosten / Buchführungskosten
• Telefonkosten
• Umsatzsteuervoranmeldungen / Umsatzsteuervorauszahlungen
• Umzugskosten
• Unfall mit dem Pkw
• Veröffentlichungskosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Versicherungsbeiträge für betriebliche Versicherung (Rentenversicherung ist privat!)
• Vorsteuer (Betriebsausgabe bei Einnahmenüberschussrechnung)
• Wareneinkauf
• Werbeaufwendungen
• Werkzeuge
• Wertpapiere
  
  

Zuordnung privat / betrieblich

Betriebsausgaben müssen immer betrieblich veranlasst sein, Kosten deiner privaten Lebensführung sind nicht absetzbar. Du kannst aber durchaus Kosten aufteilen, die sowohl privat als auch betrieblich anfallen. Hierzu zählen meist:

• Telefongebühren
• Kraftfahrzeugkosten
• Kosten für Internet

Ab einer 10%igen betrieblichen Nutzung darfst du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen, ab 51% betrieblicher Nutzung MUSST du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen. Telefon oder Auto z.B. gehören dann zu deinem Betriebsvermögen!

Betriebsausgaben:
Besondere Regelungen

Arbeitszimmer absetzen

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du dein Arbeitszimmer absetzen kannst (volle Kosten oder als Pauschale) und seit 2020 hast du auch noch die Möglichkeit, Kosten für eine Arbeitsecke anzusetzen, allgemein bekannt als Homeoffice-Pauschale.

1. Arbeitszimmer: separater Raum

1.1 Volle Kosten absetzen

Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du alle Kosten deines Arbeitszimmers absetzen. Folgende Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein:

• Dein Arbeitszimmer ist ein abgeschlossener Raum in deiner Wohnung / Haus, der ausschließlich für die selbstständige Tätigkeit genutzt wird.
• Der Raum wird NICHT für private Zwecke genutzt: KEIN Schlafsofa für Gäste – Kleiderschrank – Wäscheständer etc.
• Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt deiner Tätigkeit. Soll heißen – du übst deine Tätigkeit überwiegend im Arbeitszimmer aus.
   

Diese Kosten kannst du nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche (einschließlich Arbeitszimmer) aufteilen und steuerlich geltend machen:  

• Miete
• Zinsen für Kredite (bei Eigentum)
• Reparaturkosten
• Energiekosten (Strom, Wasser, Abwasser, Heizung)
• Beiträge zu Hausversicherungen (insbesondere Gebäudebrand-, Haftpflicht, Wasserschaden-, Glasbruch- und Hausratversicherungen)
• Müllabfuhr
• Schornsteinfegergebühren
• Grundsteuer
  
  

Falls du Aufwendungen hast, die ausschließlich das Arbeitszimmer betreffen, wie Streichen oder Renovieren, kannst du diese komplett absetzen. Ausgaben für die Ausstattung des Zimmers (z. B. Tapeten, und Deckenlampen) gehören ebenfalls zu den abziehbaren Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers.  

1.2 Pauschale für das häusliche Arbeitszimmer absetzen

Treffen die räumlichen Voraussetzungen auf dich zu, aber die tatsächlichen Kosten sind sehr gering, dann hast du die Möglichkeit, eine Pauschale für das Arbeitszimmer geltend zu machen.

Für jeden Monat, in dem die Voraussetzungen gegeben sind, kannst du 105 € absetzen.

Das ergibt eine maximale Pauschale von 1.260 € pro Jahr, welche du für dein häusliches Arbeitszimmer absetzen kannst, ohne tatsächliche Kosten nachweisen zu müssen.

Achtung: Häusliches Arbeitszimmer im Eigenheim!!!

Wenn du als Selbstständiger ein Arbeitszimmer in deinem eigenen Zuhause (Eigene Immobilie) nutzt, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten.

Viele Selbstständige wissen nicht, dass das Finanzamt dein Arbeitszimmer automatisch als Betriebsvermögen einstuft, wenn du die Kosten dafür in deiner Steuererklärung angibst. Das passiert sowohl, wenn du Abschreibungen für das Arbeitszimmer ansetzt als auch, wenn du andere Ausgaben dafür geltend machst. Was dir zunächst hilft, Steuern zu sparen, kann später beim Verkauf deines Hauses oder bei Geschäftsaufgabe teuer werden, da das Finanzamt den Wertzuwachs besteuert.

Die Berechnung des Wertes deines Arbeitszimmers basiert auf dem Anteil des Raums an den Gesamtkosten deiner Immobilie. Das heißt, die Kosten werden im Verhältnis zur Größe deines Arbeitszimmers berechnet. Nach Abzug der jährlichen Abschreibungen ergibt sich daraus schließlich der Restbuchwert.  Wenn du dein Eigenheim verkaufst, wird dieser anteilige Wert mit dem Verkaufspreis verglichen. Bei Geschäftsaufgabe deines Unternehmens dient der entsprechende Marktwert als Referenz.

Nach vielen Jahren im eigenen Arbeitszimmer ergibt sich so oft ein hoher Wertzuwachs, der in den Gewinn mit einfließt und deine Steuerlast erhöhen kann. In einigen Fällen können die Beträge dabei sehr hoch werden!!

Das Problem ist, dass die Steuerlast durch den gestiegenen Wert des Arbeitszimmers höher sein kann als die Ersparnisse, die du über die Jahre durch die Absetzung der Kosten erzielt hast.

Eine Ausnahme von der Besteuerung gibt es jedoch: Dein Arbeitszimmer wird nicht als Betriebsvermögen betrachtet, wenn

• dessen Marktwert nicht mehr als 20 % des Gesamtwerts deiner Immobilie ausmacht und
• er höchstens 20.500 € beträgt.

Achtung: Steigt der Marktwert der Immobilie über die Jahre, dann kann sich diese Situation ändern und dein Arbeitszimmer zählt dann zum Betriebsvermögen, wenn du über die Grenze von 20.500 € kommst.

Übrigens: Auch hier kann es sinnvoll sein, die Pauschale für dein Arbeitszimmer anzusetzen, statt der tatsächlichen Kosten, damit das Arbeitszimmer nicht ins Betriebsvermögen übergeht.

Arbeitsecke (kein separater Raum): Tages-Pauschale

Arbeitest du ohne eigenes Arbeitszimmer, sondern zu Hause am Küchentisch? Sprich: treffen die räumlichen Voraussetzungen auf dich nicht zu, dann steht dir eine Tages-Pauschale zu.

Pro Kalendertag, an dem du zu Hause gearbeitet hast, kannst du in deiner Steuererklärung einen Betrag von 6 € von der Steuer absetzen. Der maximal absetzbare Betrag pro Jahr liegt bei 210 Tagen, also 1.260 €.

Dies gilt ab dem Steuerjahr 2023.

Zur Veranschaulichung der Regelung für das Arbeitszimmer findest du hier ein Schaubild: