Wie funktioniert digitale Buchhaltung? Alles, was du für den Einstieg wissen musst

Titelbild: Wie funktioniert digitale Buchhaltung. Frau am Schreibtisch vor dem Laptop.

Inhalt

Mehr Leichtigkeit bei der Buchhaltung, weniger Bürokratie und Papierchaos. Das klingt zu schön, um wahr zu sein?

Mit einer digitalen Buchhaltung ist dies einfach umsetzbar.

Aber wie funktioniert digitale Buchhaltung genau und welche Vorteile bietet sie? Bist du vielleicht sogar zur digitalen Buchführung verpflichtet? In diesem Blogartikel findest du Antworten auf diese Fragen.

 

Wie funktioniert digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass du deine Geschäftsbücher elektronisch mithilfe einer Software führst. In dieser Software erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben, verwaltest deine Liquidität und überträgst Daten ans Finanzamt oder den Steuerberater.
Dadurch musst du nicht mehr manuell Buch führen, Belege abheften und verschiedene Excel-Listen pflegen, sondern kannst alles direkt mit deiner Buchhaltungssoftware erledigen.

 

10 ausschlaggebende Argumente für digitale Buchhaltung

Welche Vorteile bietet eine digitale Buchhaltung? Ist es für dich sinnvoll, von analog auf digital umzustellen?

Aus meiner Sicht führt langfristig kein Weg an einer digitalen Buchhaltung vorbei, denn in der Effizienz schlägt sie die analoge Buchhaltung bei Weitem.

Zeit ist für Selbstständige das wichtigste Gut. Daher solltest du den administrativen Aufwand minimieren und den Fokus auf deine Kunden legen. Digitale Buchhaltung birgt solch ein hohes Potenzial für Zeitersparnis, dass sie aus meiner Sicht ein absolutes MUSS ist für jedes smart organisierte Unternehmen.

Diese 10 Vorteile sprechen für eine digitale Buchhaltung:

 

1. Zeitersparnis:

Wie bereits erwähnt: Eine digitale Buchhaltung ist schneller und effizienter als eine manuelle Buchhaltung. Viele manuelle Tätigkeiten wie beispielsweise die Vergabe von Rechnungsnummern oder das Ausrechnen der Umsatzsteuer entfallen, denn das übernimmt das Buchhaltungsprogramm für dich, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet!

 

2. Geringere Fehlerquote:

Durch die Minimierung manueller Tätigkeiten senkst du die Fehlerquote. Deine Buchhaltung ist weniger anfällig für Vertippen, falsche Zuordnung, versehentliches Löschen etc.

Die Software unterstützt dich zudem bei der Bearbeitung und weist auf Fehler hin bzw. verhindert diese von Beginn an.

Durch die automatische Vergabe der Rechnungsnummer verhinderst du Dopplungen und das Programm weist dich ebenso auf doppelt erfasste Belege hin.

 

3. Einfacher Zugriff auf deine Zahlen:

Mit einer digitalen Buchhaltung hast du jederzeit Zugriff auf deine Zahlen, und das geräte- und ortsunabhängig.

Ganz gleich, was du prüfen möchtest: Ob eine Rechnung bereits beglichen wurde, ob du diesen Monat genügend Umsatz gemacht hast oder wie hoch deine Marketingausgaben im letzten Quartal waren. Mit digitaler Buchhaltung in der Praxis hast du jederzeit Zugriff.

 

4. Verbesserte Zusammenarbeit:

Digitale Buchhaltung ermöglicht es, Daten und Informationen einfach mit Teammitgliedern zu teilen. Durch den gleichbleibenden Aufbau der Software finden sich neue Teammitglieder gut zurecht und sind schnell eingearbeitet.

Auch die Übertragung der Buchhaltung an den Steuerberater funktioniert einfach und reibungslos. Durch die Nutzung cloudbasierter Software kann sich dieser bei Bedarf live in dein System schalten, sich bestimmte Buchungen ansehen und dich zu konkreten Fragen beraten.

 

5. Kostenersparnis:

Eine digitale Buchhaltung kann günstiger sein als eine manuelle Buchhaltung. Du benötigst weniger Papier, Druckertinte, Büromaterialien und weniger Lagerfläche für die Aufbewahrung von Belegen und Unterlagen.

 

6. Bessere Steuerung der Finanzen:

Mit einer digitalen Buchhaltung hast du einen besseren Überblick über die finanzielle Situation deines Unternehmens und kannst Einnahmen und Ausgaben besser steuern. Auswertungen sind mit wenigen Klicks erstellt, und du bist jederzeit handlungsfähig.

 

7. Umweltfreundlich:

Eine digitale Buchhaltung ist umweltfreundlicher als eine manuelle Buchhaltung, da sie weniger Papier und Büromaterialien verbraucht.

 

8. Skalierbarkeit:

Eine digitale Buchhaltung ist skalierbar und kann leicht an die Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden. Du kannst von Beginn an alles so aufsetzen, dass deine Buchhaltung einfach mit deinem Unternehmen mitwachsen kann.

 

9. Verbesserte Sicherheit:

In der cloudbasierten Buchhaltungssoftware sind deine Daten sicher archiviert und vor Verlust durch Brand, Hochwasser, Diebstahl etc. geschützt.

 

10. Steuerrechtliche Vorgaben:

Die Buchhaltungssoftware unterstützt dich bei der Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben, z. B. mit voreingestellten Masken für die Rechnungsstellung, ordnungsgemäßer Archivierung und Erstellen von Buchungssätzen.

 

Digitale Buchhaltung in der Praxis: Mehr als nur Belege einscannen

Effiziente digitale Buchhaltung bedeutet nicht nur, Belege einzuscannen und Rechnungen mithilfe einer Software zu generieren. Es geht vielmehr auch darum, deine Prozesse zu verschlanken und das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.

Aber wie sieht das im Alltag konkret aus? Wie viel Zeit sparst du? Welche Schritte entfallen mit einer digitalen Buchhaltung?

Hier siehst du einen analogen und digitalen Buchhaltungsprozess im Vergleich:

Wie funktioniert digitale Buchhaltung? Analoger Prozess, Zeitstrahl mit manuellen Tätigkeiten.
Wie funktioniert digitale Buchhaltung? Analoger Prozess, Zeitstrahl mit manuellen Tätigkeiten.

Bei einer analogen Buchhaltung erledigst du alles selbst, was zu vielen manuellen Tätigkeiten führt: Eintippen, abspeichern, kopieren, nochmals eintippen, ausrechnen etc.

Wie funktioniert digitale Buchhaltung? Digitaler Prozess, Zeitstrahl mit den Tätigkeiten.

Im digitalen Prozess pflegst du Preise, Belege und Stammdaten einmalig im Buchhaltungsprogramm ein und arbeitest anschließend mit dieser Datenbasis.

Kannst du dir vorstellen, wie viel Zeit du einsparst?

Wie funktioniert digitale Buchhaltung? Prozess einer digitalen Buchhaltung.

Zusätzlich zur Buchhaltungssoftware kannst du weitere Programme für dich arbeiten lassen und über Schnittstellen mit deiner Software verbinden.

Effiziente digitale Buchhaltung bedeutet also so viel mehr, als Belege einzuscannen und Rechnungen mithilfe einer Software zu schreiben. 

Zu Beginn solltest du daher:

  • Die Buchhaltungssoftware sorgfältig auswählen und darauf achten, dass sie alle rechtlichen Anforderungen deines Landes erfüllt.
  • Zeit investieren und dich in die Software einarbeiten, um sie richtig verstehen und nutzen zu können.
  • Deinen Buchhaltungsprozess durchleuchten und schauen, wo es Möglichkeiten zur Optimierung gibt.
  • Bereit sein, dich mit Technik und Programmen auseinanderzusetzen und offen sein für neue Wege und Lösungsmöglichkeiten.

 

Ist digitale Buchhaltung Pflicht?

Bist du zur digitalen Buchhaltung verpflichtet? Die Antwort ist: Es kommt darauf an.

Eine Bilanz musst du elektronisch erstellen, ja. Für die vorbereitende Buchhaltung, also das Sammeln von Belegen etc., bist du nicht zur digitalen Buchführung verpflichtet.

Allerdings gibt es gesetzliche Vorschriften, die eine Digitalisierung unumgänglich machen, z. B. die GOBD, die vorschreibt, Belege im Ursprungsformat aufzubewahren.

 

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Im Lexware Office Lotsen richtest du nicht nur dein Programm richtig ein, du lernst auch den richtigen Umgang damit und wie du z. B. mit wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung erstellst.

Hey, ich bin Barbara – Steuerberaterin und Geschäftsführerin der TaxLounge Consulting GmbH. Und ja, auch wenn es viele nicht verstehen: Ich liebe Buchhaltung!

Mein Weg begann vor 30 Jahren mit einer Ausbildung zur Steuerfachangestellten. Seitdem begleiten mich Buchhaltung und Steuern jeden Tag – und ich weiß, wie herausfordernd sie für Selbstständige sein können. Die vielen Vorschriften machen es oft unnötig kompliziert.

Genau deshalb findest du hier im Blog praktische Tipps, die dir helfen, den Steuerdschungel zu durchblicken. Denn Buchhaltung und Businessplanung sind nicht nur wichtig für dein Unternehmenswachstum – sie dürfen sich auch leicht anfühlen und sogar Spaß machen!

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