Als Selbstständiger möchtest du dich auf dein Business konzentrieren und administrative Aufgaben auf das Minimum reduzieren. Mit den richtigen Buchhaltungstools kannst du deine Prozesse optimieren, Belege effizient verwalten und deine Finanzen stets im Blick behalten.
In diesem Artikel stelle ich dir wichtige Tools vor, mit denen du ein effektives Setup für deine digitale Buchhaltung erstellen kannst.
1. Lexware Office – Die Komplettlösung für deine Buchhaltung
Lexware Office zählt zu den führenden Buchhaltungsprogrammen für Selbstständige und kleine Unternehmen. Es bietet alles, was du für deine Buchhaltung brauchst – von der Erfassung von Belegen über das Erstellen von Rechnungen bis hin zur Verwaltung von Banktransaktionen.
Die Vorteile von Lexware Office:
- Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater – Belege und Daten lassen sich unkompliziert übertragen.
- Automatische Buchungssätze – Du ordnest Belege Kategorien zu, und das Programm erstellt im Hintergrund automatisch den entsprechenden Buchungssatz.
- Bankkonten-Anbindung – Direkte Verknüpfung für eine reibungslose Zahlungsverwaltung.
- Umfassende Auswertungen – Jederzeit den Überblick über deine Zahlen behalten.
- Vorlagen hinterlegen – Angebote erstellen und mit wenigen Klicks in Rechnungen umwandeln.
- Automatische Serienrechnungen – Wiederkehrende Rechnungen einfach automatisch versenden.
Falls du mit Lexware Office und der TaxLounge gemeinsam starten möchtest, findest du hier weitere Infos: office.lexware.de/taxlounge
Hier gehts zu Lexware Office: office.lexware.de
Kosten:
Das Programm gibts in der Abo-Variante und kostet monatlich ab 6,90 EUR zzgl. MwSt.
2. Scan-App – Papierbelege einfach digitalisieren
Nicht alle Rechnungen kommen digital an. Eine Scan-App hilft dir, Papierbelege schnell zu erfassen und direkt in dein Buchhaltungsprogramm zu übertragen.
Es gibt diverse kostenfreie Apps, sowohl für Android als auch iOS. Hier sind einige empfehlenswerte Scan-Apps für eine effiziente Belegverarbeitung:
Lexware Office App
Die offizielle Buchhaltungs-App von Lexware Office bietet zahlreiche Funktionen, darunter auch das Scannen von Belegen.
- Belege direkt in Lexware Office hochladen
- Alle wichtigen Buchhaltungsfunktionen mobil nutzen
Lexware Scan App
Eine spezialisierte Scan-App von Lexware Office, die ausschließlich für das Digitalisieren von Papierbelegen entwickelt wurde.
- Schnelle Erfassung und direkte Übertragung an Lexware Office
- Einfach zu bedienen, ideal für unterwegs
Genius Scan
Eine kostenlose Scan-App für iOS und Android, die mit verschiedenen Cloud-Diensten kompatibel ist.
- Erweiterte Scaneinstellungen
- Direkte Speicherung in Dropbox, Google Drive oder Versenden per E-Mail
Nachteil: Die direkte Schnittstelle zu Lexware Office ist nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar.
Kosten:
Alle drei Apps kannst du kostenlos für Android und iOS nutzen. Bei Genius Scan ist die Anbindung an Lexware Office jedoch kostenpflichtig.
3. GetMyInvoices – Automatisches Belegmanagement für deine Buchhaltung
Das Zusammensuchen von Rechnungen aus verschiedenen Portalen ist mühsam. GetMyInvoices übernimmt das für dich: Es ruft Rechnungen und Belege aus Online-Portalen automatisch ab, sammelt sie an einem Ort und überträgt sie direkt in Lexware Office oder andere Buchhaltungstools und Systeme.
Vorteile von GetMyInvoices:
- Automatischer Belegimport – Kein manuelles Herunterladen mehr
- Verknüpfung mit Lexware Office – Belege werden direkt importiert
- Papierlose Buchhaltung – Alle Rechnungen sind digital an einem Ort gespeichert
Hier gehts zu Getmyinvoices: getmyinvoices.com
Kosten:
Das Programm gibts in der Abo-Variante und kostet monatlich ab 19 EUR zzgl. MwSt.
4. Zapier – Automatisierung für deine Buchhaltung
Mit Zapier kannst du deine Buchhaltung noch weiter optimieren, indem du wiederkehrende Aufgaben automatisierst. Das Tool verbindet Lexware Office mit Anwendungen wie Google Drive, Dropbox, Gmail oder OneDrive.
So hilft dir Zapier in der Buchhaltung:
- Automatische Belegspeicherung – Rechnungen aus E-Mails direkt in Lexware Office oder deinen Cloud-Speicher übertragen
- Automatischer Beleg-Upload – Dateien von Google Drive oder Dropbox nach Lexware Office importieren
- Automatische Rechnungsstellung – Erstellen von E-Rechnungen in Lexware Office für Käufe in Thrive Cart etc.
Hier gehts zu Zapier: zapier.com
Kosten:
Bis zu 100 Workflows pro Monat sind kostenlos. Ab einer höheren Anzahl ist das Programm im Abo erhältlich, ab 19,66 EUR monatlich zuzüglich MwSt.
Zusatztipp: Extra Mailbox für Rechnungen
Um den Überblick über deine Eingangsrechnungen zu behalten, kann es sinnvoll sein, eine eigene E-Mail-Adresse nur für Rechnungen einzurichten (z. B. rechnungen@deinbusiness.de).
Vorteile einer separaten Rechnungs-Mailbox:
- Alle Rechnungen an einem Ort – Kein langes Suchen mehr
- Einfache Weiterleitung an Lexware Office oder GetMyInvoices
- Bessere Organisation und weniger Chaos im Posteingang
Richte in deinem Mailprogramm automatische Weiterleitungen ein, sodass alle Rechnungen direkt in dein Buchhaltungsprogramm gelangen.
Fazit: Dein optimales Buchhaltungs-Setup
Mit diesen Buchhaltungstools machst du deine Buchhaltung so einfach wie möglich:
- Lexware Office für die vollständige Buchhaltung und Rechnungsstellung
- Eine Scan-App für digitale Belegerfassung von Papierbelegen
- GetMyInvoices für den automatischen Belegimport aus Onlineportalen
- Zapier für zusätzliche Automatisierungen
- Eine eigene Rechnungs-Mailbox für mehr Ordnung
Je besser deine Prozesse automatisiert sind, desto mehr Zeit bleibt für dein Business.
Wenn du Lexware Office bereits nutzt und es noch effizienter einsetzen möchtest, findest du in diesem Beitrag sechs wertvolle Tipps, mit denen du deine Lexware Office (Lexoffice) Buchhaltung noch zeitsparender gestaltest.
Hinweis: Die vorgestellten Buchhaltungstools sind Empfehlungen und ich erhalte keine Provision dafür. Sie dienen dazu, dir bei der effizienten Gestaltung deiner digitalen Buchhaltung zu helfen.
Einfacher Einstieg in deine digitale Buchhaltung mit Lexware Office
Wenn du durch Digitalisierung mehr Leichtigkeit in deine Buchhaltung bringen möchtest und einen sanften Einstieg suchst, dann lege ich dir meinen Onlinekurs zur digitalen Buchhaltung mit Lexware Office, den Lexware Office Lotsen, ans Herz.
Im Lexware Office Lotsen richtest du nicht nur dein Programm richtig ein, du lernst auch den richtigen Umgang damit und wie du z. B. mit wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung erstellst.
