Du bist Kleinunternehmer und merkst: Dein Umsatz steigt? Dann kommt irgendwann die Frage: Muss ich zur Regelbesteuerung wechseln? Und noch wichtiger: Was muss ich konkret tun? In diesem Blogartikel findest du Antworten.
Wann musst du zur Regelbesteuerung wechseln?
Es gibt zwei Situationen.
1. Du überschreitest die Umsatzgrenzen
Seit 2025 gilt:
- über 25.000 € im Vorjahr → Wechsel im nächsten Jahr
(Es sei denn, es ist dein Gründungsjahr. Wenn du im Gründungsjahr 25.000 € überschreitest, musst du sofort zur Regelbesteuerung wechseln). - über 100.000 € im laufenden Jahr → sofortiger Wechsel
Beispiel:
Du hast 2025 gegründet. Dein Umsatz 2026: 26.500 €
👉 Ab 01.01.2027 gilt die Regelbesteuerung
Wichtig:
Überschreitest du 2026 die 100.000 €: Du wechselst sofort. Nicht erst im nächsten Jahr.
2. Du entscheidest dich freiwillig
Du kannst auch bewusst wechseln. Zum Beispiel, wenn:
- du viele Ausgaben mit Vorsteuer hast
- deine Kunden Unternehmer sind
Dann kann sich die Regelbesteuerung lohnen.
Wenn du unsicher bist, ob das für dich sinnvoll ist: Kleinunternehmerregelung 2025
Welche Umsätze zählen für die Grenze?
In die Umsatzgrenzen zählen alle steuerpflichtigen Umsätze in Deutschland.
Nicht zur Kleinunternehmergrenze zählen:
- Bestimmte steuerfreie Umsätze
Typische Umsätze, die nicht zur Kleinunternehmergrenze zählen:
Vermietung von Wohnraum, Heilbehandlungen und ärztliche Leistungen, Leistungen von Versicherungsmaklern, Bestimmte Finanz- und Bankdienstleistungen
Achtung: steuerfreie Umsätze mit internationalem Bezug, also zum Beispiel Warenlieferungen in die USA oder die Schweiz, musst du in die Grenze einrechnen. Diese Umsätze sind zwar steuerfrei, zählen aber dennoch mit.
Im Zweifel lohnt sich hier ein kurzer Check mit dem Steuerberater. Denn ein falsch eingerechneter Umsatz kann dazu führen, dass du die Grenze überschreitest, ohne es zu merken. - Umsätze, bei denen dein Kunde im Ausland nach dem Reverse-Charge-Verfahren die Steuer schuldet und der Umsatz nicht im Inland steuerbar ist.
Das bedeutet: Du kannst z. B. hohe Umsätze im Ausland erzielen und trotzdem Kleinunternehmer bleiben. - Umsätze aus der Veräußerung oder Entnahme von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens.
So bereitest du den Wechsel richtig vor
Hier wird es konkret. Wenn du wechselst, musst du einige Dinge anpassen.
Die 8 wichtigsten Schritte für den Wechsel:
1. Umsatzsteuer-ID beantragen
Falls du noch keine hast, kannst du sie einfach online beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.
2. Finanzamt informieren
Das Finanzamt kennt deinen aktuellen Umsatz noch nicht, da du die Steuererklärung für das vergangene Jahr noch nicht eingereicht hast. Daher musst du das Finanzamt schriftlich über den Wechsel informieren.
3. Beantrage die Ist-Versteuerung
Die Wahl zwischen Soll- und Ist-Versteuerung hat Auswirkungen auf den Zeitpunkt, wann deine Umsatzsteuer fällig wird:
- Ist-Versteuerung: Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn du das Geld von deinem Kunden erhalten hast.
- Soll-Versteuerung: Die Steuer wird bereits mit Rechnungsstellung fällig, was zu Liquiditätsengpässen führen kann.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Beantragung der Ist-Versteuerung möglich. Teile dem Finanzamt daher deinen Wunsch vorab mit.
4. Umsatzsteuer-Zahllast einschätzen
Als Unternehmer in der Regelbesteuerung stellst du Rechnungen an deine Kunden mit Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer musst du ans Finanzamt abführen, kannst aber im Gegenzug die Vorsteuer (also die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen) geltend machen. Diese Differenz nennt man Umsatzsteuerzahllast.
Damit das Finanzamt dich richtig einschätzen kann, solltest du dem Finanzamt deine Schätzung mitteilen. Wenn du dies nicht tust, setzt das Finanzamt für dich eine quartalsweise Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung fest (siehe Folgeabschnitt).
5. Meldezeitraum festlegen
Statt die Zahllast am Ende des Jahres in einem Gesamtbetrag an das Finanzamt zu zahlen, musst du mehrmals im Jahr eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und eine Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt leisten.
Der Hintergrund ist einfach: Statt am Ende des Jahres eine große Summe begleichen zu müssen, wird der Betrag in mehrere Teilzahlungen aufgeteilt. Das ermöglicht Selbstständigen mehr Planungssicherheit und das Finanzamt schützt sich vor Zahlungsausfällen.
Am Ende des Jahres wird eine Umsatzsteuererklärung erstellt und die korrekten Beträge für das vergangene Jahr ermittelt. Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuererklärung angerechnet.
Umsatzsteuervoranmeldungen müssen entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden.
Der Zeitraum der Abgabe ist abhängig von der Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres:
- Über 9.000 EUR: monatliche Abgabe
- 2.000 bis 9.000 EUR: quartalsweise Abgabe
- Unter 2.000 EUR: keine Pflicht zur Voranmeldung
Am Jahresende erfolgt die Umsatzsteuerjahreserklärung, in der alle Zahlungen verrechnet werden.
Wenn du das noch nie eine Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht hast, wirkt das am Anfang schnell kompliziert. Deshalb haben wir dir hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt: Umsatzsteuervoranmeldung selber machen
6. Buchhaltungsprogramm anpassen
Hinterlege in deinem Buchhaltungsprogramm die Regelbesteuerung und den entsprechenden Meldezeitraum. Diese Informationen sind notwendig, damit das Buchführungsprogramm korrekte Buchungen und die richtige Zuordnung für die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen kann.
7. Rechnungen aktualisieren
- Umsatzsteuer ausweisen
- Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung entfernen
- Umsatzsteuer-ID ergänzen
8. Voranmeldungen fristgerecht abgeben
Die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung liegt am 10. des Folgemonats des Meldezeitraums:
- Januar-Zahllast: bis 10. Februar (bei monatlicher Abgabe)
- Januar bis März: bis 10. April (bei vierteljährlicher Abgabe)
- Liegt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Mehr zur Umsatzsteuervoranmeldung erfährst du in unserem ausführlichen Blogartikel: Umsatzsteuervoranmeldung selber machen
Tipp
Erteile dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung (SEPA-Lastschriftmandat), damit du mit Zahlungen nicht in Verzug gerätst.
Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung
Mit einer Dauerfristverlängerung hast du einen Monat mehr Zeit für die Abgabe.
Beispiel – Monatsmelder:
- Ohne Verlängerung: Januar-Zahllast bis 10. Februar
- Mit Verlängerung: Januar-Zahllast bis 10. März
Beispiel – Quartalsmelder:
- Ohne Verlängerung: 1. Quartal -Zahllast bis 10. April
- Mit Verlängerung: 1. Quarta -Zahllast bis 10. Mai
Die Beantragung der Dauerfristverlängerung wird elektronisch vorgenommen. Hierzu reichst du bis zum 10. Februar einen Antrag per Elster ein.
In dieser Dauerfristverlängerung meldest du gleichzeitig eine Sondervorauszahlung an, die du als „Kaution“ an das Finanzamt zahlst und welche zum Jahresende in der letzten Voranmeldung verrechnet wird. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Zahllast des Vorjahres. Wenn du kein Vorjahr hast, dann ist es 1/11 der voraussichtlichen Zahllast.
Hintergrund dieser Sondervorauszahlung ist wiederum eine Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen. Dies gilt für alle, die monatlich melden müssen. Für die Quartalsmeldungen musst du diese Meldung mit EUR 0,00 abgeben.
Typische Fehler beim Wechsel
Das passiert häufig:
- Umsatzgrenzen zu spät erkannt!!
- Rechnungen nicht angepasst
- falsche Einstellung in der Buchhaltung
- Umsatzsteuervoranmeldung falsch erstellt
Wenn du dir unsicher bist, lies hier nach: Umsatzsteuervoranmeldung selber machen
FAQ zum Wechsel zur Regelbesteuerung
Ja. Das Finanzamt kann zu diesem Zeitpunkt deinen Umsatz noch nicht kennen. Von daher lohnt sich eine aktive Ansprache, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Sobald du in der Regelbesteuerung bist.
Ja, das ist möglich. Es kommt darauf an, warum du zur Regelbesteuerung gewechselt bist.
Wenn du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hast, bist du an diese Entscheidung fünf Jahre gebunden. Erst nach Ablauf dieser Frist kannst du wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren.
Bist du hingegen wegen Überschreitens der Umsatzgrenzen in die Regelbesteuerung gewechselt, wechselst du automatisch wieder zurück, sobald du die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erneut erfüllst.
Im laufenden Jahr bleibt zunächst alles wie bisher (außer bei der 100.000 €-Grenze).
Fazit
Der Wechsel zur Regelbesteuerung ist ein wichtiger Schritt. Er ist gut planbar. Wenn du deine Umsätze im Blick hast, kommt er für dich nicht überraschend.
Nächster Schritt
Der Wechsel ist nur der erste Schritt. Wenn du in der Regelbesteuerung bist, musst du deine Umsatzsteuer korrekt melden, denn Fehler können hier teuer werden.
- Wenn du wissen willst …
- Worauf du dabei achten solltest
- Was du genau angeben musst
- Wie du sicher durch den Prozess gehst
- Wie du rechtlich sicher aufgestellt bist und Ärger mit dem Finanzamt vermeidest
Umsatzsteuervoranmeldung selber machen
