Als Kleinunternehmer gilt eine Umsatzgrenze von 25.000 EUR. Überschreitest du diese Grenze im laufenden Jahr, musst du ab dem kommenden Jahr zur Regelbesteuerung wechseln.
Beispiel
Dein Umsatz im Jahr 2024 beträgt 26.500 EUR.
Dann gilt für dich ab dem 01.01.2025 die Regelbesteuerung.
Deshalb ist es wichtig, dass du deine Umsätze im Blick behältst, um den Wechsel rechtzeitig vorzubereiten.
Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer – Welche Umsätze zählen dazu?
In den Umsatz fließen alle in Deutschland steuerpflichtigen Umsätze ein. Das sind alle Umsätze, die ohne Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerpflichtig wären.
Was zählt nicht zur Umsatzgrenze?
- Umsätze für Leistungen an andere Unternehmer im Ausland (Reverse-Charge-Umsätze)
- Bestimmte andere steuerfreie Umsätze (§ 19, Abs. 2 UStG)
- Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen
Das bedeutet: Du kannst mit einem Kunden in Österreich 67.000 EUR Umsatz im Jahr machen und trotzdem in der Kleinunternehmerregelung bleiben.
Wechsel zur Regelbesteuerung – Was musst du tun?
Sobald du die Umsatzgrenze von 25.000 EUR überschreitest, gilt ab dem 01.01. des Folgejahres die Regelbesteuerung. Im aktuellen Jahr bleibt noch alles wie bisher: Alle ausgestellten Rechnungen fallen unter die Kleinunternehmerregelung, selbst wenn die Zahlung erst im neuen Jahr eingeht.
Wichtige Änderung durch das Jahressteuergesetz 2024
Ab einem Umsatz von über 100.000 EUR im laufenden Jahr erfolgt der Wechsel sofort.
Beispiel
Umsatzgrenze von 100.000 EUR wird am 15.07.2024 überschritten.
Ab dem 16.07.2024 gilt die Regelbesteuerung.
Die 8 wichtigsten Schritte für den Wechsel
1. Beantrage eine Umsatzsteuer-ID
Falls du noch keine hast, kannst du sie einfach online beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.
2. Informiere das Finanzamt über den Wechsel
Das Finanzamt kennt deinen aktuellen Umsatz noch nicht, da du die Steuererklärung für das Jahr noch nicht eingereicht hast. Daher musst du das Finanzamt schriftlich über den Wechsel informieren.
3. Beantrage die Ist-Versteuerung
Die Wahl zwischen Ist- und Soll-Versteuerung hat Auswirkungen auf den Zeitpunkt, wann deine Umsatzsteuer fällig wird:
- Ist-Versteuerung: Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn du das Geld von deinem Kunden erhalten hast.
- Soll-Versteuerung: Die Steuer wird bereits mit Rechnungsstellung fällig, was zu Liquiditätsengpässen führen kann.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Beantragung der Ist-Versteuerung möglich. Teile dem Finanzamt daher deinen Wunsch vorab mit.
4. Berechne deine voraussichtliche Umsatzsteuerzahllast
Als Regelbesteuerer stellst du Rechnungen mit Umsatzsteuer. Diese musst du ans Finanzamt abführen, kannst aber im Gegenzug die Vorsteuer (Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen) geltend machen. Diese Differenz nennt sich Umsatzsteuerzahllast und sollte dem Finanzamt mitgeteilt werden.
5. Bestimme den Meldezeitraum für die Umsatzsteuervoranmeldung
Statt die Zahllast am Ende des Jahres in einem Gesamtbetrag an das Finanzamt zu übermitteln, musst du mehrmals im Jahr eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und eine Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt übermitteln.
Der Hintergrund ist einfach: Statt am Ende des Jahres eine große Summe begleichen zu müssen, wird der Betrag in mehrere Teilzahlungen aufgeteilt. Das ermöglicht Selbstständigen mehr Planungssicherheit und das Finanzamt schützt sich vor Zahlungsausfällen.
Am Ende des Jahres wird eine Umsatzsteuererklärung erstellt und die korrekten Beträge für das vergangene Jahr ermittelt. Die Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuererklärung angerechnet.
Umsatzsteuervoranmeldungen müssen entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden.
Der Zeitraum der Abgabe ist abhängig von der Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres:
- Über 9.000 EUR: monatliche Abgabe
- 2.000 bis 9.000 EUR: quartalsweise Abgabe
- Unter 2.000 EUR: keine Pflicht zur Voranmeldung
Am Jahresende erfolgt die Umsatzsteuerjahreserklärung, in der alle Zahlungen verrechnet werden.
6. Passe deine Buchhaltungssoftware an
Hinterlege in deinem Buchhaltungsprogramm die Regelbesteuerung und den entsprechenden Meldezeitraum. Diese Informationen sind notwendig, damit das Buchführungsprogramm korrekte Buchungen und die richtige Zuordnung für die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen kann.
7. Aktualisiere deine Rechnungen
- Füge den korrekten Umsatzsteuersatz hinzu.
- Entferne den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
- Ergänze deine Umsatzsteuer-ID.
8. Reiche deine Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht ein
Die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung liegt am 10. des Folgemonats des Meldezeitraums:
- Januar-Zahllast: bis 10. Februar (bei monatlicher Abgabe)
- Januar bis März: bis 10. April (bei vierteljährlicher Abgabe)
- Liegt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Mehr zur Umsatzsteuervoranmeldung erfährst du in meinem ausführlichen Blogartikel: Umsatzsteuervoranmeldung selber machen
Tipp
Erteile dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, damit du mit Zahlungen nicht in Verzug gerätst.
Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung
Mit einer Dauerfristverlängerung hast du einen Monat mehr Zeit für die Abgabe.
Beispiel:
- Ohne Verlängerung: Januar-Zahllast bis 10. Februar
- Mit Verlängerung: Januar-Zahllast bis 10. März
Die Beantragung der Dauerfristverlängerung wird elektronisch vorgenommen. Hierzu reichst du bis zum 10. Februar einen Antrag per Elster ein.
In dieser Dauerfristverlängerung meldest du eine Sondervorauszahlung an, die du als „Kaution“ an das Finanzamt zahlst und welche zum Jahresende in der letzten Voranmeldung verrechnet wird. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Zahllast des Vorjahres. Wenn du kein Vorjahr hast, dann ist es 1/11 der voraussichtlichen Zahllast.
Hintergrund dieser Sondervorauszahlung ist wiederum eine Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen. Dies gilt für alle, die monatlich melden müssen. Für die Quartalsmeldungen gibst du diese Meldung mit EUR 0,00 ab.
Fazit: Wechsel Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung – Gut vorbereitet starten
Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung ist ein wichtiger Schritt für dein Business und du solltest du dich frühzeitig darauf vorbereiten.
Behalte deine Umsätze im Blick, informiere rechtzeitig das Finanzamt und passe deine Buchhaltung sowie Rechnungen an.
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