22 Tipps zur Unternehmensgründung: Checkliste für deinen Start in die Selbstständigkeit
Als Gründer stehst du vor vielen Herausforderungen. Es geht nicht nur darum, deine Zielgruppe und dein Angebot zu definieren, sondern auch darum, rechtliche und steuerliche Aspekte zu berücksichtigen.
Gerade am Anfang ist es wichtig, die grundlegenden Dinge zu klären, um steuerrechtlich auf der sicheren Seite zu sein, wenn du dein Unternehmen gründest.
- Welche Rechtsform passt zu dir?
- Ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll für deinen Start?
- Und welche Vorgaben musst du bei der Buchhaltung beachten?
In diesem Blogartikel habe ich 22 Tipps rund um Buchhaltung und Steuern für dich zusammengestellt.
1. Freiberuflich oder gewerblich gründen?
Gehört deine Tätigkeit zu den freien Berufen oder benötigst du eine Gewerbeanmeldung? Kennst du die Unterschiede zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden?
Freiberufler melden kein Gewerbe an und zahlen keine Gewerbesteuer. Sie erstellen eine Einnahmenüberschussrechnung zur Gewinnermittlung und sind nicht zur Bilanz verpflichtet, während Gewerbetreibende ab einem gewissen Umsatz und Gewinn bilanzieren müssen.
Ob du freiberuflich tätig bist, ist gesetzlich festgelegt. Zu den freien Berufen gehören beispielsweise (EStG §18):
- Kulturberufe
- Heilberufe
- Rechts-, steuer- und wirtschaftsberatende Berufe
- Naturwissenschaftliche/technische Berufe
- Sprach- und informationsvermittelnde Berufe
Im Zweifelsfall nimmt das Finanzamt die Einstufung vor. Du kannst es dir also nicht aussuchen. Generell gilt: Ein skalierbares Business ist meist eine gewerbliche Tätigkeit.
Gut zu wissen:
Du kannst beides sein: freiberuflich als Musiker und gewerblich mit einem Gewerbe für Onlinekurse.
Unternehmen gründen: Checkliste #1
Kläre vor der Gründung: Gehört deine Tätigkeit zu den freien Berufen oder benötigst du eine Gewerbeanmeldung? Ganz wichtig! Lass dich ggf. steuerlich beraten.
2. Dienstleistung oder Produkt
Ist dein Angebot eine Dienstleistung oder verkaufst du Produkte? Im Steuerjargon spricht man von „Lieferung“ und „Sonstige Leistung“.
Die Zuordnung bestimmt den Ort der Besteuerung (wo Umsatzsteuer fällig wird). Das ist wichtig, wenn du Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Kunden eingehst.
Lieferung:
Verkauf von physischen Produkten (Waren). Egal, ob du sie selbst herstellst oder an- und verkaufst (Handel).
Sonstige Leistung:
Erbringung von Leistungen, also Dienstleistungen. Damit ist alles gemeint, was keine Lieferung ist.
Digitale Produkte
Digitale Produkte sind ebenfalls Leistungen, da sie nicht physisch geliefert werden. Der Verkauf deines Onlinekurses, deiner Canva-Vorlagen oder weitere Produkte, die du deinen Kunden zum Download anbietest, zählen zu den sonstigen Leistungen!
Unternehmen gründen: Checkliste #2
Kläre vor der Gründung: Ist dein Angebot eine Dienstleistung oder verkaufst du ein Produkt? Du bist unsicher? Lass dich steuerlich beraten.
3. Die richtige Rechtsform wählen
Die Wahl der Rechtsform ist eine grundlegende Entscheidung.
- Willst du allein starten oder mit Partnern?
- Verkaufst du Produkte oder bietest du Dienstleistungen an?
- Wie sieht es mit der Haftung aus?
- Wie hoch ist das Risiko?
All das sind Faktoren, die du berücksichtigen musst, wenn du ein Unternehmen gründen willst.
Mögliche Rechtsformen für Gewerbetreibende:
Gewerbetreibende sind alle, die ein Unternehmen gründen und nicht freiberuflich tätig sind. Die meisten Gewerbetreibenden sind Kaufleute und müssen ihr Unternehmen ins Handelsregister eintragen lassen. Für sie kommen folgende Rechtsformen infrage:
- Einzelunternehmen (für Ein-Personen-Gründungen)
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) (auch für Ein-Personen-Gründungen)
- Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (auch für Ein-Personen-Gründungen)
- GmbH & Co. KG
- Kommanditgesellschaft (KG)
- Aktiengesellschaft (AG) (auch für Ein-Personen-Gründungen)
Mögliche Rechtsformen für Kleingewerbetreibende
Kleingewerbetreibende sind keine Kaufleute und müssen sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen, wenn sie ein kleines, einfach organisiertes Unternehmen führen. Bei kleineren Unternehmen sollte der laufende Aufwand (Jahresabschlüsse, Berichtspflichten u. a.) nicht zu hoch sein. Für sie kommen folgende Rechtsformen infrage:
- Einzelunternehmen (für Ein-Personen-Gründungen)
- Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) (für Teamgründungen)
Mögliche Rechtsformen für Freiberufler
Freiberufler sind keine Gewerbetreibenden und werden nicht im Handelsregister eingetragen. Für sie kommen folgende Rechtsformen infrage:
- Freiberufler als Einzelunternehmer
- Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) (für Teamgründungen)
- Partnerschaftsgesellschaft (PartG) (für Teamgründungen)
- Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) (für Teamgründungen)
Gut zu wissen:
Die Rechtsformwahl ist nicht in Stein gemeißelt. Du kannst später Änderungen vornehmen, wenn dein Unternehmen wächst. Die Wahl der für dich passenden Rechtsform ist ein wichtiger Punkt auf deiner Checkliste für die Unternehmensgründung.
Unternehmen gründen: Checkliste #3
Entscheide dich für eine geeignete Rechtsform für dein Unternehmen.
4. Firmierung
Hier ein Hinweis zum Unternehmensnamen, da dies gern falsch gemacht wird:
Für Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Kleinunternehmer ist der Unternehmensname immer der Vor- und Nachname.
Wenn der Unternehmensname einen Zusatz enthält (z. B. „TaxLounge“), dann ist dies nur ein Zusatz. Der Unternehmensname lautet auf den Vor- und Nachnamen. Dies ist wichtig für Rechnungsstellung und Belege, damit diese korrekt ausgestellt sind, wenn du dein Unternehmen gegründet hast.
Als Gewerbetreibender mit Eintrag im Handelsregister hast du zusätzlich die Möglichkeit, einen Sach-, Fantasie- oder Mischnamen für dein Unternehmen zu wählen, welcher dann ins Handelsregister eingetragen wird.
Unternehmen gründen: Checkliste #4
Lege deinen Unternehmensnamen fest. (Für Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Kleinunternehmer ist der Unternehmensname immer der Vor- und Nachname.)
5. Ausgaben vor Gründung absetzen
Ausgaben, die vor der Gründung anfallen, sind steuerlich absetzbar. Diese Ausgaben zählen zu den vorbereitenden Tätigkeiten.
- Hast du einen Laptop gekauft?
- Einen Termin beim Steuerberater bezahlt?
- Ein Gründungscoaching gebucht?
All das kannst du als Betriebsausgaben geltend machen, auch wenn du noch nicht offiziell gegründet hast. Gib dazu später im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung den Zeitraum vor deiner Gründung an, in dem bereits Ausgaben angefallen sind. Das Datum der Gründung wird dadurch nicht beeinflusst. Auch dieser Punkt gehört auf deine Checkliste Unternehmensgründung. Sammle alle Belege von Beginn an, um die Ausgaben geltend machen zu können.
Unternehmen gründen: Checkliste #5
Trage im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung den Zeitraum vor deiner Gründung als vorbereitende Tätigkeiten ein, wenn du bereits vorab Ausgaben hattest. So kannst du diese als Vorgründungskosten steuerlich geltend machen. Wichtig: Bewahre alle Belege sorgfältig auf!
6. Gründung: Der Startschuss für dein Unternehmen
Wann und wie gründest du genau und was brauchst du dafür?
Sofern deine Tätigkeit nicht freiberuflich ist, meldest du ein Gewerbe an. Die Anmeldung solltest du vornehmen, sobald du beginnst, nach außen aufzutreten. Frühstens vier Wochen vor Start und spätestens drei Wochen später. Manchmal werden längere Zeiten geduldet, aber es können Bußgelder anfallen.
Wo?
Online bei der jeweiligen Stadt. Einfach über Google suchen.
Ich empfehle dir, deine Gewerbeanmeldung selbst vorzunehmen und rate von Dienstleistern ab, die dir die Gewerbemeldung als Dienstleistung anbieten. Das kostet unnötig Geld und die Fragen musst du eh selbst beantworten. Daher immer über die offiziellen Webseiten der Städte gehen.
Wie?
Gewerbeanmeldung ausfüllen und dem Gewerbeamt zukommen lassen. Für die Anmeldung ist in der Regel eine Gebühr fällig. Die Höhe wird von der Stadt festgesetzt und variiert.
Unternehmen gründen: Checkliste #6
Falls deine Tätigkeit nicht freiberuflich ist, musst du ein Gewerbe anmelden.
7. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Der Fragebogen des Finanzamts dient der steuerlichen Erfassung des Gewerbes und bei Freiberuflern als Meldung, dass eine selbstständige Tätigkeit gestartet wird.
Neben vielen Rahmendaten werden auch die geplanten Gewinn- und Umsatzgrenzen abgefragt. In diesem Fragebogen kannst du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, wenn du die Voraussetzung dafür erfüllst. Ebenfalls kannst du eine USt-IdNr. beantragen und die Art der Versteuerung wählen.
Gut zu wissen:
Gib für Steuerzahlungen und -erstattungen die Kontonummer deines Geschäftskontos an.
Wie ist der Fragebogen einzureichen?
Du füllst den Fragebogen online aus und reichst ihn beim Finanzamt elektronisch ein. Das geht über Elster online. Auf Basis dieses Fragebogens erteilt dir das Finanzamt in der Regel deine Steuernummer.
Unternehmen gründen: Checkliste #7
Fülle den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus:
- Gib für Steuerzahlungen und -erstattungen die Kontonummer deines Geschäftskontos an.
- Beantrage eine USt-IdNr.
- Wähle die Ist-Besteuerung
8. Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung bei deiner Unternehmensgründung?
Das ist sicher die meistgestellte Frage von Gründern beim Start in ihre Selbstständigkeit.
Voraussetzung für die Kleinunternehmerregelung:
- Jahresumsatz < 25.000 €
- Achtung bei unterjähriger Gründung wird der Umsatz monatsgenau berechnet!!
- Sobald dein Umsatz 100.000 € übersteigt, musst du sofort zur Regelbesteuerung wechseln.
In der Kleinunternehmerregelung berechnest du keine Umsatzsteuer an deine Kunden und kannst im Gegenzug keine Vorsteuer auf Eingangsrechnungen geltend machen. Du kannst dich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden und später aktiv zur Regelbesteuerung wechseln. Schließt du die Kleinunternehmerregelung aus, bist du 5 Jahre an diese Entscheidung gebunden.
Hier einige Kriterien, ob die Kleinunternehmerreglung eine sinnvolle Option ist:
Pro
- Du berechnest keine Umsatzsteuer – deine Rechnungen sind günstiger. Andere Kleinunternehmer und Privatpersonen profitieren.
- Weniger Aufwand für Meldungen ans Finanzamt, da meist keine Umsatzsteuervoranmeldung erstellt werden muss.
Kontra
- Du beschränkst dich (ggf. auch gedanklich) in deinem Wachstum, denn es gilt die Umsatzgrenze von 25.000 EUR.
- Du kannst keine Vorsteuer deiner Eingangsrechnungen geltend machen.
- Bei Wechsel in die Regelbesteuerung müssen deine Preise ansteigen oder es bleibt dir weniger netto.
- Mit Eintritt in die Regelbesteuerung wirst du dich sowieso mit Umsatzsteuervoranmeldung & Co. auseinandersetzen müssen.
Fazit Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung eignet sich vor allem für Selbstständige, die nebenberuflich tätig sind und nicht planen, in die Regelbesteuerung zu wechseln. Auch wenn du Kleinunternehmer oder Privatpersonen als Kunden hast, kann sie sinnvoll sein, da diese von deinen Netto-Rechnungen profitieren.
Ich empfehle dir, diese Entscheidung sorgfältig zu treffen und dich nicht vorschnell für die Kleinunternehmerregelung zu entscheiden.
Unternehmen gründen: Checkliste #8
Entscheide bewusst, ob die Kleinunternehmerregelung oder die Regelbesteuerung besser zu deinem Business passt. Eine durchdachte Wahl kann dir langfristig steuerliche Vorteile bringen!
9. Benötigst du eine Umsatzsteuer-ID?
Eine Umsatzsteuer-ID ist nicht vorgeschrieben, jedoch würde ich empfehlen, eine solche zu beantragen. In der heutigen Zeit gibt es viele genutzte Dienstleistungen, die von ausländischen Unternehmen erbracht werden (Zoom, Canva, Adobe, Microsoft). Um sich korrekt als Unternehmer zu outen und nicht als Privatperson zu kaufen, musst du in den Portalen der jeweiligen Dienstleister die USt-IdNr. angeben, damit du eine korrekte Rechnung erhältst.
Auch für die Rechnungsstellung ins Ausland wird in der Regel eine Umsatzsteuer-ID benötigt.
Wo und wie erhalte ich meine eigene USt-IdNr.?
- Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du eine USt-IdNr. beantragen. Das Finanzamt leitet den Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern weiter und dieses erteilt dir deine USt-IdNr.
- Du kannst sie auch selbst online beantragen. Das funktioniert ganz einfach und unkompliziert auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern.
Unternehmen gründen: Checkliste #9
Falls du Geschäfte innerhalb der EU tätigen möchtest, solltest du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen.
10. Soll- oder Ist-Besteuerung bei der Umsatzsteuer?
Im Regelfall unterliegen Unternehmer der Soll-Besteuerung, auf Antrag kann auch eine Ist-Besteuerung genehmigt werden. Die Wahl ist relevant für alle in der Regelbesteuerung, denn die Art der Besteuerung ist ausschlaggebend für die Umsatzsteuerzahlung.
Soll-Besteuerung
Entscheidend für die Umsatzsteuerzahlung bei der Soll-Besteuerung ist das Datum der Rechnungsstellung, nicht das Datum der Zahlungen deiner Kunden.
Ist-Besteuerung
Bei der Ist-Besteuerung ist das Datum des Geldzuflusses entscheidend. Du führst erst Umsatzsteuer ab, wenn der Zahlungseingang deiner Kunden vorliegt. Dies betrifft nur deine Ausgangsrechnungen. Vorsteuer für Eingangsrechnungen machst du geltend auf Basis des Datums der Rechnungsstellung.
Soll-Besteuerung kann sich negativ auf die Liquidität auswirken. Nämlich dadurch, dass du Geld für die Umsatzsteuer vorstreckst, obwohl deine Kundinnen eventuell noch nicht bezahlt haben. Grade bei Gründern kann das zu Bauchschmerzen führen.
Ich empfehle dir daher, die Ist-Besteuerung zu wählen. Im steuerlichen Erfassungsbogen kannst du diese beantragen. Es gibt jedoch auch Fälle, in welchen du zur Soll-Besteuerung verpflichtet bist. Wie so oft im Steuerbereich: Es kommt darauf an.
Unternehmen gründen: Checkliste #10
Wenn du die Voraussetzungen erfüllst, lohnt es sich, die Ist-Besteuerung zu beantragen. Dadurch musst du die Umsatzsteuer erst abführen, wenn deine Kund*innen bezahlt haben – das verbessert deine Liquidität!
11. Buchhaltungsprogramm wählen
Die Wahl eines geeigneten Buchhaltungsprogramms ist ein wichtiger Punkt auf deiner Checkliste zur Selbstständigkeit.
Benötigst du zwingend ein Programm für deine Buchhaltung? Nein. Die Nutzung eines Programms ist nicht vorgeschrieben, aber absolut empfehlenswert.
Welches Programm ist das Richtige?
Stelle dir folgende Fragen:
- Entspricht das Programm den Steuervorgaben deines Landes? Nutze kein ausländisches Programm!
- Möchtest du selbst buchen oder die Buchhaltung auslagern?
- Welche Funktionen benötigst du? Lohnbuchhaltung für Mitarbeiter, Schnittstelle zum Steuerberater, Einnahmenüberschussrechnung und weitere Meldungen ans Finanzamt?
- Ist ein „Upgrade“ / Zubuchen von Funktionen möglich, wenn dein Unternehmen wächst?
Es gibt eine Reihe kostenfreier Programme. Komfortable Funktionen und umfassende Auswertungen deiner Zahlen sind meist kostenpflichtig. Wir haben sehr gute Erfahrungen mit Lexware Office gemacht.
Hier findest du weitere Infos zu unverzichtbaren Buchhaltungstools für deine digitale Buchführung.
Unternehmen gründen: Checkliste #11
Setze von Anfang an auf eine digitale Buchhaltung, um Zeit zu sparen und den Überblick zu behalten. Ein passendes Buchführungsprogramm wie Lexware Office erleichtert dir die Verwaltung deiner Finanzen erheblich.
12. Richtige Einrichtung des Buchführungsprogramms
Eine korrekt eingerichtete Buchhaltung ist essenziell für dein Unternehmen. Achte darauf, in deinem Buchführungsprogramm alle relevanten Daten vollständig und richtig zu hinterlegen:
- Firmennamen und Adresse eintragen
- USt-ID und Steuernummer hinterlegen
- Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Kunden und Lieferanten festlegen
- Passenden Kontenrahmen auswählen
- Art der Besteuerung (Soll- oder Ist-Besteuerung) angeben
Wichtig: Nummern für Rechnungen, Angebote etc. müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden.
Unternehmen gründen: Checkliste #12
Hinterlege alle wichtigen Daten in deinem Buchführungsprogramm, damit deine Buchführung von Anfang an reibungslos läuft.
13. Pflichtbestandteile von Rechnungen
Rechnungen über 250 EUR müssen folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift deines Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-ID
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach einzelnen Steuersätzen sowie aufgeführte Rabatte
- Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung.
Gut zu wissen:
Dies gilt auch für deine Eingangsrechnungen. Prüfe sorgfältig und reklamiere ggf. bei deinen Dienstleistern, da das Finanzamt sonst ggf. den Vorsteuerabzug nicht anerkennt.
Unternehmen gründen: Checkliste #13
Stelle sicher, dass deine Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten. Fehlen wichtige Bestandteile, kann das zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
14. Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen unter 250 EUR gelten einige Erleichterungen. Dies sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Diese müssen lediglich folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Bruttobetrag und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Unternehmen gründen: Checkliste #14
Für Kleinbetragsrechnungen gibt es einige Erleichterungen, die dir das Erstellen von Rechnungen vereinfachen. So musst du bei Beträgen bis 250 Euro nicht alle Pflichtangaben wie bei normalen Rechnungen angeben.
15. Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung hinterlegen
Steuernummer oder USt-IdNr. ist Pflichtbestandteil für Rechnungen über 250 EUR. Ich empfehle dir, deine USt-IdNr. zu hinterlegen, denn deine Steuernummer geht niemanden etwas an.
Warum?
Diese lässt Rückschlüsse auf dein Finanzamt zu. Und im schlimmsten Fall kann sich dort jemand nach deinen Einkommensverhältnissen erkundigen und erhält vielleicht auch noch Auskunft.
Unternehmen gründen: Checkliste #15
Vergiss nicht, deine Umsatzsteuer-ID auf deinen Rechnungen anzugeben. Dies ist besonders wichtig, wenn du mit Unternehmen innerhalb der EU handelst.
16. Steuern für Einzelunternehmer
Wie bei Angestellten wird auch das Einkommen von Selbstständigen besteuert. Daher wirst du Einkommensteuer bezahlen müssen.
Der Steuersatz ist individuell und basiert auf der Höhe deines Einkommens. Bis zu einem Betrag von aktuell EUR 12.084/jährlich (Stand 2025) bleibt dein Einkommen steuerfrei.
Unternehmer mit einem angemeldeten Gewerbe sind zusätzlich zur Zahlung von Gewerbesteuer verpflichtet. Die Gewerbesteuer wird von den Kommunen erhoben und kann daher je nach Region unterschiedlich hoch ausfallen.
Die tatsächliche Höhe der Gewerbesteuer richtet sich nach deinem Gewinn. Du zahlst erst ab einem Gewinn von 24.500 EUR im Jahr Gewerbesteuer. Vorher ist diese für dich nicht relevant. Gewerbesteuer wird auf die Einkommensteuer angerechnet, das bedeutet, dass die Gewerbesteuer die Einkommensteuer reduziert und die Belastung nicht vollständig doppelt ist.
Als Unternehmer der Regelbesteuerung ist die Umsatzsteuer ebenso relevant für dich. Diese ist ein durchlaufender Posten. Du zahlst für deine Kunden und kannst im Gegenzug Vorsteuer geltend machen.
Wie viel Geld solltest du für die Steuer zurücklegen?
Der Steuersatz für deine Einkommensteuer ist individuell und bemisst sich an deinem zu versteuernden Einkommen. Es ist also nicht so einfach, den richtigen Steuersatz zu berechnen. Zusätzlich zur Einkommensteuer kommen ja ggf. noch weitere Steuern wie Gewerbesteuer hinzu. Und dann wird es kompliziert.
Daher meine Empfehlung:
Rechne in deiner Planung mit einem Steuersatz von 30 %. Dieser berücksichtigt in der Regel die Einkommensteuer und die Gewerbesteuer. Er wird nie ganz exakt sein, aber damit hast du einen guten Planungswert.
Unternehmen gründen: Checkliste #16
Ein wichtiger Schritt für deine finanzielle Sicherheit: Lege ab sofort 30% deines Gewinns für die Steuern zurück.
17. Erfassen von Belegen im Buchführungsprogramm
Worauf du beim Erfassen von Belegen im Buchhaltungsprogramm achten solltest.
- Stelle sicher, dass du ALLE Belege erfasst. Nichts ist ärgerlicher als fehlende Belege.
- Prüfe sorgfältig Brutto- und Nettobeträge. Als Kleinunternehmer erfasst du deine Ausgaben in der Regel brutto.
- Achte auf eine zeitnahe Erfassung / Digitalisierung deiner Belege. Thermobelege verblassen schnell und sind dann nicht mehr absetzbar.
- Beispiel Lexware Office: Beim Erfassen von Belegen wählst du eine Kategorie und Lexware Office erstellt im Hintergrund selbstständig die zugehörige Buchung. Die Zuordnung zur richtigen Kategorie ist daher relevant für eine korrekte Buchhaltung.
Unternehmen gründen: Checkliste #17
Informiere dich frühzeitig darüber, wie du deine Belege korrekt und effizient in der Buchhaltung erfassen kannst.
18. Nutzung privat und betrieblich
Einige Kosten fallen sowohl betrieblich als auch privat an, zum Beispiel Telefon, Internet oder ein Pkw. Wie triffst du hier die Zuordnung und was gilt es zu beachten?
Triff selbst eine realistische Einschätzung. Wie häufig nutzt du den Gegenstand / Pkw privat und wie oft betrieblich? 50/50 oder doch eher 80/20?
Generell ist bei der Zuordnung privat/ betrieblich Folgendes zu beachten:
Ab einer 10%igen betrieblichen Nutzung darfst du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen, ab 51% betrieblicher Nutzung MUSST du diesen Bereich in dein Betriebsvermögen übernehmen. Telefon, Auto, Arbeitszimmer der Eigentumswohnung etc. gehören dann zu deinem Betriebsvermögen!
Dieses Thema ist komplex und ich lege dir eine steuerliche Beratung ans Herz, um keine Vorschriften oder Fristen zu missachten.
Unternehmen gründen: Checkliste #18
Bei gemischten Ausgaben, wie z.B. für deinen Pkw oder Telefon, ist es wichtig, eine realistische Einschätzung der Nutzung vorzunehmen: Privat oder betrieblich.
19. Gewinnermittlung für die Steuererklärung
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist die Basis für deine Steuererklärung, wenn du:
- Freiberufler bist
- oder Gewerbetreibender mit einem Umsatz < 800.000 € und einem Gewinn < 80.000 € (Stand 2025)
Falls du diese Voraussetzungen nicht erfüllst, musst du eine Bilanz erstellen.
In der EÜR werden Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt und so der Einnahmenüberschuss ermittelt:
Umsatz – Aufwand = Gewinn
Bei der Erstellung gilt das Zu- und Abflussprinzip (mit einigen Ausnahmen). Es ist immer der Zufluss und Abfluss entscheidend, also der Zeitpunkt, zu welchem Geld zufließt (du erhältst das Geld deines Kunden) und zu welchem Geld abfließt (die Miete für deine Büroräume wird von deinem Konto abgebucht). Das ist vor allem wichtig zum Jahreswechsel, welche Ausgaben und Einnahmen steuerlich in welchem Jahr geltend gemacht werden.
Unternehmen gründen: Checkliste #19
Informiere dich, ob für dein Unternehmen zukünftig die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gilt.
20. Fristen für deine Steuererklärung
Einkommensteuererklärung 2021
- ohne Steuerberater: 31.10.2022
- mit Steuerberater: 31.08.2023
Einkommensteuererklärung 2022
- ohne Steuerberater: 02.10.2023
- mit Steuerberater: 31.07.2024
Einkommensteuererklärung 2023
- ohne Steuerberater: 02.09.2024
- mit Steuerberater: 02.06.2025
Einkommensteuererklärung 2024
- ohne Steuerberater: 31.07.2025
- mit Steuerberater: 30.06.2026
Einkommensteuererklärung 2025
- ohne Steuerberater: 31.07.2026
- mit Steuerberater: 01.03.2027
Stand (02/2025)
Aber wenn wir mal ganz ehrlich sind, was hilft es dir, am 28.02. eines Jahres erst festzustellen, dass du am 31.12. bereits die Grenzen für die Kleinunternehmerregelung überschritten hast? Du hättest eigentlich in die Regelbesteuerung wechseln müssen und keiner hat es gewusst. Es ist also elementar wichtig, frühzeitig in die Erstellung zu gehen. Auch mit Steuerberater*in. Damit meine ich nicht, dass du unbedingt frühzeitiger abgeben muss. Aber du musst wissen, was Sache ist!
Unternehmen gründen: Checkliste #20
Achte darauf, dass du deine Fristen für Steuererklärungen immer im Blick behältst. Verspätete Abgaben können zu Säumniszuschlägen oder anderen rechtlichen Konsequenzen führen.
21. Optimale Buchhaltungsroutine
Eine regelmäßige Buchhaltungsroutine spart Zeit und sorgt für den Überblick. Empfehlenswert sind zwei Buchhaltungstage pro Monat, der 5. und der 20. eines Monats.
Warum? Beide Tage liegen etwa 14 Tage auseinander und fügen sich optimal in gesetzliche Fristen zur Abgabe monatlicher Meldung ein:
Vorteile einer festen Buchhaltungsroutine:
- Die Belegmenge bleibt gering, da sich in kurzer Zeit nicht so viel ansammelt.
- Deine Buchhaltung ist up to date und du hast den vollen Überblick über deine Zahlen.
- Du minimierst das Risiko, dass Belege verloren gehen und kannst zeitnah fehlende Belege bei Lieferanten nachfordern oder ggf. korrigieren lassen.
- Du sparst Zeit, da du die Vorgänge der letzten beiden Wochen eher noch im Kopf hast als die der letzten drei Monate und dir daher alles schneller von der Hand geht.
- Einige Eingangsrechnungen haben ggf. als Zahlungsziel 14 Tage. Mit zwei Buchhaltungstagen monatlich stellst du sicher, dass diese Rechnungen fristgerecht bezahlt werden. Ein kürzeres Zahlungsziel bei Rechnungen ist eher unüblich.
- Du stellst sicher, dass alle Meldefristen fristgerecht abgedeckt sind.
Aufgaben am 5. eines Monats
- Eingangsrechnungen zahlen
- Belege erfassen
- Rechnungen stellen
- Umsatzsteuervoranmeldung, die bis zum 10. fällig ist
- Lohnsteuer und
- Einkommensteuervorauszahlun
- Ggf. zusätzlich Gewerbesteuer, die bis zum 15. fällig ist.
Aufgaben am 20. eines Monats
- Eingangsrechnungen zahlen
- Rechnungen stellen
- Belege erfassen
- Lohnzahlungen für Mitarbeiter und SV-Beiträge, welche bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig sind und zwei Arbeitstage zuvor den Krankenkassen vorliegen müssen.
- Zusammenfassende Meldung, falls du umsatzsteuerpflichtig bist.
Unternehmen gründen: Checkliste #21
Plane feste Buchhaltungstage ein und trage dir jeden Monat den 5. und 20. als Termin in den Kalender ein.
22. Businessmodell Canvas
Ein strukturierter Plan hilft, langfristig erfolgreich zu sein. Mit dem Business Model Canvas kannst du zentrale Fragen klären:
- Zielgruppe
- Positionierung
- Geschäftliche Kosten
- Private Kosten
- Umsatz
- Etc.
Als Grundlage für deine Ideen und Gedanken kann ich dir das Business Model Canvas empfehlen. Es verleiht Struktur und gibt Bereiche vor, welche du in deine Überlegungen einbeziehen kannst.
Canvas ist eine Methode zur Entwicklung und Strukturierung von Geschäftsmodellen.
Diese Methode bietet eine visuelle Übersicht und hilft, dein Geschäftsmodell systematisch zu entwickeln. Ein Beispiel findest du auf der Existenzgründerseite.
Unternehmen gründen: Checkliste #22
Eine umfassende Planung hilft dir, alle wichtigen Aspekte deines Unternehmens im Blick zu behalten und von Anfang an auf Kurs zu bleiben.
Fazit
Die ersten Schritte in die Selbstständigkeit sind entscheidend für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens. Indem du die richtigen Entscheidungen zu Steuerfragen, Rechtsformen und Buchhaltung von Anfang an triffst, schaffst du eine solide Grundlage.
Mit dieser Checkliste hast du nun 22 wertvolle Tipps an der Hand, um deine Unternehmensgründung steuerlich sicher zu gestalten.
Steuer-DNA Minikurs:
Verstehe dein Business steuerlich richtig
Dein Business ist einzigartig. Genauso einzigartig ist auch deine Steuer-DNA. Kennst du sie? Wenn du noch tiefer in dein steuerliches Setting eintauchen möchtest, lege ich dir meinen Minikurs Steuer-DNA ans Herz.
24 Tage, 24 Lektionen, 24 Aufgaben. Am Ende hast du alle Steuer-Daten deines Business auf einem Blatt Papier vor dir liegen. Du weißt, wo du stehst und worauf du achten musst.
