Viele Selbstständige empfinden die Buchhaltung als mühsam, weil sie aus zahlreichen kleinen Details und manuellen Aufgaben besteht. Belege, lange Belegnummern, Beträge, korrekte Verbuchungen und die Zuordnung von Zahlungen – all das kostet Zeit und Nerven. Schnell verliert man den Überblick und der Workflow gerät ins Stocken.
Fehler passieren dabei leicht: Ein falsches Zahldatum oder ein Zahlendreher bei der Belegerfassung kann sich direkt auf die Umsatzsteuervoranmeldung oder Steuererklärung auswirken.
Die gute Nachricht: digitale Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office nehmen dir viele manuelle Aufgaben ab und helfen gleichzeitig, Fehler zu vermeiden.
Mit einer Lexware Office (Lexoffice) Buchhaltung arbeitest du schneller, strukturierter und effizienter. In diesem Blogartikel zeige ich dir an fünf Beispielen, wie du mit Lexware Office deinen Buchhaltungsalltag deutlich zeitsparender gestaltest.
1. Hinterlege deine Angebotspakete
Speichere deine Produkte oder Dienstleistungen in Lexware Office ab, um sie mit einem Klick in Angebote oder Rechnungen zu übernehmen. Diese Funktion eignet sich besonders für standardisierte Angebote, wie Stundenpakete für virtuelle Assistenz, Grafik-Vorlagen oder Coaching-Pakete.
So geht’s:
- Wähle im Menü den Bereich „Artikel“ und klicke auf „Neu“
- Wähle „Produkt“ oder „Service“, je nachdem, was du anbietest
- Vergib einen Namen
- Hinterlege Inhalte und Konditionen
- Notiere den Preis, Steuersatz und die Einheit (Achtung: E-Rechnungen akzeptieren nur bestimmte Einheiten.)
Zukünftig kannst du die gespeicherten Pakete direkt in deine Belege übernehmen und bei Bedarf anpassen – so sparst du in deiner Lexware Office (Lexoffice) Buchhaltung wertvolle Zeit.
2. Nutze die Integrationen zur Zeiterfassung
Falls du auf Stundenbasis abrechnest, kannst du deine Lexware Office (Lexoffice) Buchhaltung mit Zeiterfassungstools verknüpfen. Erfasste Arbeitszeiten werden direkt ins System übertragen, sodass du Rechnungen schneller erstellen kannst.
Diese Anbieter sind z.B. kompatibel:
- Clocko:do
- Timicx
- TimeTrack (für Apple-Nutzer)
- clockin
- Tyme
So geht’s:
- Öffne die Einstellungen (Zahnrad im oberen Menü)
- Wähle „Erweiterungen“
- Wähle deinen Anbieter
- Folge den Anweisungen zur Verknüpfung
3. Generiere Folgebelege aus einem Beleg
Mit Lexware Office kannst du aus einem Beleg direkt weitere Belege erstellen. So wird aus einem Angebot mit wenigen Klicks eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder eine Rechnung. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
So geht’s:
- Wähle das Angebot in der Belegübersicht
- Klicke auf die drei Punkte in der Belegvorschau
- Wähle den gewünschten Folgebeleg
4. Nutze die Markierfunktion bei der Belegerfassung
Falls die automatische Texterkennung fehlerhafte Informationen ausliest, kannst du das mit der Markierfunktion schnell korrigieren. Markiere einfach die korrekte Angabe im Belegbild und weise sie dem entsprechenden Feld zu. So sparst du dir das manuelle Eintippen und vermeidest Typos in deiner Lexware Office (Lexoffice) Buchhaltung.
So geht’s:
- Wähle im linken Menü die manuelle Texterkennung
- Markiere den fehlerhaft erkannten Bereich der Rechnung
- Ordne ihn dem richtigen Feld zu
5. Belege direkt in Lexware Office bezahlen
Mit Lexware Office kannst du Überweisungen direkt aus der Belegübersicht heraus vorbereiten – ohne manuelles Abtippen von Zahlungsdaten. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Zusätzlich kannst du mehrere Überweisungen gleichzeitig anweisen und gesammelt übermitteln.
Dein Vorteil:
Du öffnest deine Banking-App nur einmal zur Freigabe, und der Beleg wird in der Belegübersicht automatisch als „bezahlt“ markiert.
So geht’s:
- Wähle in der Belegübersicht den Beleg, den du bezahlen möchtest
- Wähle „Überweisung vorbereiten“
- Bereite die Überweisung vor und lege sie in den Ausgangskorb
- Wechsle in den Bereich „Finanzen“
- Dort findest du im Reiter „Überweisungen“ die vorbereiteten Transaktionen und kannst diese gesammelt übermitteln
6. Eingangsbelege per Mail automatisch in deine Lexware Office (Lexoffice) Buchhaltung hochladen
Du kannst Eingangsbelege ganz einfach per Mail an Lexware Office senden. Das System lädt sie automatisch hoch und ordnet sie dem Bereich „zu prüfen“ zu, sodass du dir das manuelle Hochladen sparst.
So geht’s:
- Öffne die Einstellungen (Zahnradsymbol im oberen Menü)
- Wähle „Belegempfang“
- Richte deine persönliche Beleg-Mailadresse ein
- Leite Rechnungen, die du per Mail erhältst, an diese Adresse weiter
7. Wiederkehrende Rechnungen mit Lexware Office automatisch versenden lassen
Wenn du regelmäßig wiederkehrende Rechnungen (z.B. für Monatspakete) an die gleichen Kunden stellst, kannst du diesen Prozess für deine Lexware Office (Lexoffice) Buchhaltung automatisieren. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks als Serienrechnung einrichten. Das System erstellt und versendet die Rechnungen dann automatisch in den festgelegten Intervallen.
Deine Vorteile:
- Kein manueller Aufwand mehr für wiederkehrende Rechnungen
- Pünktlicher Versand ohne Verzögerungen
So geht’s:
- Wähle in der Belegübersicht den Beleg aus, den du zur Serienrechnung weiterführen möchtest
- Klicke auf die drei Punkte im rechten Menü
- Wähle die Option „Weiterführen zur Serienrechnung“ aus
- Konfiguriere die Serienrechnung, indem du das Zeitintervall und den Empfänger festlegst.
Fertig! Deine Rechnung wird nun automatisch in den gewählten Abständen versendet, ohne dass du jedes Mal manuell eingreifen musst.
Fazit
Mit diesen sieben Zeitspartipps nutzt du Lexware Office optimal für deine Buchhaltung. Durch Automatisierungen, intelligente Funktionen und die Integration hilfreicher Tools kannst du viele manuelle Aufgaben reduzieren und deine Abläufe effizient gestalten.
Ich empfehle Lexware Office aus eigener Erfahrung, weil es die Buchhaltung für Selbstständige erheblich erleichtert. Diese Empfehlung basiert auf meinen positiven Erfahrungen – ich erhalte dafür keine Provision oder Affiliate-Vergütung.
Wenn du deine digitale Buchhaltung noch weiter optimieren möchtest, findest du in meinem Artikel „Dein Setup für digitale Buchführung: Unverzichtbare Buchhaltungstools“ weitere Programme, die dir den Arbeitsalltag erleichtern.
Mehr Informationen zu Lexware Office findest du auf der offiziellen Website.
Einfacher Einstieg in deine digitale Buchhaltung mit Lexware Office
Wenn du durch Digitalisierung mehr Leichtigkeit in deine Buchhaltung bringen möchtest und einen sanften Einstieg suchst, dann lege ich dir meinen Onlinekurs zur digitalen Buchhaltung mit Lexware Office, den Lexware Office Lotsen, ans Herz.
Im Lexware Office Lotsen richtest du nicht nur dein Programm richtig ein, du lernst auch den richtigen Umgang damit und wie du z. B. mit wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung erstellst.
