Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Dein offizieller Start in die Selbstständigkeit

Wenn du dich selbstständig machst – ob als Freiberufler oder als Gewerbetreibender – ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einer der ersten offiziellen Schritte.

Mit diesem Formular informierst du das Finanzamt, dass du eine selbstständige Tätigkeit aufnimmst. Auf Basis deiner Angaben erhältst du deine Steuernummer und wirst steuerlich korrekt eingeordnet.

Wofür brauchst du den Fragebogen?

Der Fragebogen erfasst die wichtigsten Daten rund um dein Business:

• Beginn deiner Tätigkeit
• Erwartete Umsätze und Gewinne
• Unternehmensform (z. B. Einzelunternehmen, GbR)
• Bankverbindung und Betriebsstätte

Außerdem triffst du darin zentrale steuerliche Entscheidungen – etwa zur Kleinunternehmerregelung, zur Beantragung einer Umsatzsteuer-ID oder zur Wahl der Versteuerungsart (Ist- oder Soll-Versteuerung).

Wichtige Punkte beim Ausfüllen

Startdatum der Selbstständigkeit:

Wenn du vor deiner offiziellen Gründung bereits Ausgaben hattest (vorbereitende Tätigkeit) – etwa für einen Laptop oder eine Gründungsberatung – kannst du diese geltend machen. Trage daher den Zeitraum ein, in dem bereits Kosten angefallen sind.

Umsatz- und Gewinnschätzung

Das Finanzamt verlangt eine grobe Prognose für das erste und zweite Geschäftsjahr. Auf dieser Basis werden deine vierteljährlichen Steuervorauszahlungen berechnet. Schätzt du zu hoch, kann das zu finanzieller Belastung führen. Schätzt du zu niedrig, musst du später nachzahlen. Ein realistischer Mittelweg ist empfehlenswert.

Solltest du jedoch feststellen, dass deine Schätzung zu hoch oder zu gering war, kannst du die Vorauszahlungen auch später noch anpassen lassen.

Bankverbindung

Verwende ein separates Geschäftskonto. Ein privates Girokonto ist für betriebliche Zwecke nicht geeignet. Es erschwert die Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben und kann bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.

Kleinunternehmerregelung – ja oder nein?

Liegt dein Jahresumsatz unter 25.000 Euro, kannst du die Kleinunternehmerregelung wählen. Das bringt Vor- und Nachteile:

Vorteile:

• Keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen
• Weniger bürokratischer Aufwand (z. B. keine Umsatzsteuervoranmeldungen)

Nachteile:

• Du darfst keine Vorsteuer geltend machen
• Dein Wachstum ist durch die Umsatzgrenze begrenzt
• Bei Wechsel zur Regelbesteuerung musst du ggf. deine Preise anpassen

Ist- oder Soll-Versteuerung?

Bei der Soll-Versteuerung musst du die Umsatzsteuer bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung abführen – unabhängig davon, ob der Kunde bezahlt hat. Das kann zu Liquiditätsproblemen führen.

Die Ist-Versteuerung ist für viele Gründer die bessere Wahl: Du zahlst die Umsatzsteuer erst, wenn der Rechnungsbetrag tatsächlich auf deinem Konto eingeht.

Die Ist-Versteuerung musst du im Fragebogen beantragen. Sie wird in der Regel genehmigt, sofern du die Voraussetzungen erfüllst. Hierzu erhältst du vom Finanzamt ein gesondertes Schreiben. Dieses bitte gut aufbewahren. In diesem Schreiben wird auch erwähnt, ab wann sich die Art der Versteuerung für dich auch ändern kann. Hier musst du aktiv werden. Bitte beachten.

Umsatzsteuer-ID – sinnvoll für viele Selbstständige

Eine Umsatzsteuer-ID ist nicht zwingend vorgeschrieben. Dennoch ist sie empfehlenswert. Hier findest du weitere Infos: Wann ist eine Umsatzsteuer-ID für Selbstständige Pflicht?

Wie reichst du den Fragebogen ein?

Du füllst den Fragebogen online über das ELSTER-Portal aus.

Für die Anmeldung benötigst du ein Benutzerkonto. Die Aktivierung erfolgt per Post – plane dafür ein paar Tage Vorlaufzeit ein.

Was passiert danach?

Sobald du den Fragebogen abgeschickt hast, prüft das Finanzamt deine Angaben. Anschließend bekommst du deine Steuernummer – eine wichtige Grundlage für deine Rechnungen und die weitere Kommunikation mit dem Finanzamt.

Fazit

Nimm dir ausreichend Zeit für den Fragebogen. Fülle ihn realistisch aus – vor allem bei den Umsatz- und Gewinnerwartungen. Nutze die Gelegenheit, direkt deine Umsatzsteuer-ID zu beantragen, wenn du international tätig bist oder Tools von ausländischen Dienstleistern nutzt, wie z.B. wie Canva und Zoom. So startest du professionell und gut vorbereitet in deine Selbstständigkeit.