Wenn du als Unternehmer innergemeinschaftliche Warenlieferungen oder Dienstleistungen im Reverse-Charge-Verfahren an andere Unternehmen in der EU erbringst, bist du verpflichtet, eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abzugeben. Das ist ein wichtiges Meldeinstrument, mit dem das Finanzamt und die EU die grenzüberschreitenden Umsätze überwachen.
Wer ist verpflichtet, zu melden?
Grundsätzlich müssen alle Selbstständige eine Zusammenfassende Meldung abgeben, die
- Innergemeinschaftliche steuerfreie Warenlieferungen getätigt haben
- Dienstleistungen nach dem Reverse-Charge-Verfahren an Unternehmer im EU-Ausland berechnet haben
- Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften ausgeführt haben
- Eine Beförderung oder Versendung nach § 6b Abs. 1 UStG erbracht haben
Wichtig: Das gilt auch für Freiberufler!
Müssen Kleinunternehmer eine Zusammenfassende Meldung abgeben?
Nein, Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Pflicht zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung befreit – selbst wenn sie mit Kunden in der EU zusammenarbeiten.
Wann und wie musst du melden?
Die Zusammenfassende Meldung muss elektronisch eingereicht werden. Dies ist möglich über das Bundeszentralamt für Steuern oder über Elster. Auch Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office können die ZM für dich übermitteln.
- Meldezeitraum: grundsätzlich vierteljährlich
- Bei Umsätzen über 50.000 EUR pro Quartal: monatlich
- Die Meldung ist bis zum 25. Tag nach Ende des Meldezeitraums abzugeben.
Beispiel: Für den Zeitraum Januar bis März bis spätestens 25. April.
Was muss in der Zusammenfassenden Meldung stehen?
- Der genaue Meldezeitraum
- Angaben zu deinem Unternehmen
- Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
- Die USt-ID deiner ausländischen Kunden
- Deine Warenlieferungen oder Leistungen ins EU-Ausland
Warum ist die Zusammenfassende Meldung wichtig?
Die ZM ist die Grundlage für das europaweite Mehrwertsteuer-Informations-Austausch-System (MIAS). Die Finanzämter der EU-Mitgliedstaaten nutzen sie, um die korrekte Versteuerung deiner innergemeinschaftlichen Umsätze zu kontrollieren. So können sie bei Bedarf auch Einzelauskunftsersuchen zu einzelnen Rechnungen stellen.
Zudem müssen die Angaben in der ZM mit denen deiner Umsatzsteuererklärung übereinstimmen. Weichen die Daten ab, bekommst du eine automatische Benachrichtigung vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zur Korrektur.
Fazit
Arbeitest du mit Kunden in der EU zusammen, bist du grundsätzlich verpflichtet, eine Zusammenfassende Meldung abzugeben – es sei denn, du bist Kleinunternehmer.
Mit einer sauberen und aktuellen Buchhaltung lässt sich die Meldung in der Regel ganz einfach direkt aus deinem Buchhaltungsprogramm heraus übermitteln.
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