Wenn du beruflich unterwegs bist, kannst du zahlreiche Reisekosten steuerlich geltend machen. Doch was genau zählt dazu? Welche Nachweise brauchst du? Und wie kannst du die Reisekosten einfach in deiner Buchhaltung dokumentieren? In diesem Artikel bekommst du alle wichtigen Infos.
Welche Reisekosten kannst du absetzen?
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Reisekosten mit Belegen und solchen, die pauschal oder mit eigenem Nachweis abgerechnet werden.
Reisekosten mit Belegnachweis:
- Flugtickets
- Bahntickets
- Taxi- oder Mietwagenrechnungen
- Hotelrechnungen
Reisekosten mit eigenem Nachweis:
- Fahrten mit dem privaten PKW (0,30 €/km Kilometerpauschale)
- Verpflegungsmehraufwendungen (Pauschalen je nach Abwesenheitsdauer)
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen statt Quittungen
Wenn du mehrere Stunden oder über Nacht unterwegs bist, kannst du sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Dabei geht es nicht um Essensquittungen, sondern um gesetzlich festgelegte Pauschalen.
Stand 2025:
- Ab 8 bis 24 Stunden Abwesenheit: 14 Euro pro Tag
- Ab 24 Stunden Abwesenheit (inkl. Übernachtung): 28 Euro pro Tag
- An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: je 14 Euro
Beispiel: Du bist zwei Tage geschäftlich in München und übernachtest im Hotel. Dann kannst du 14 € (Anreisetag) + 28 € (voller Tag) + 14 € (Abreisetag) = 56 € Verpflegungspauschale ansetzen.
Alle beruflichen Fahrten zählen
Auch kurze Wege wie der Einkauf von Briefmarken, Büromaterial oder die Fahrt zur Bank sind Reisekosten. Jede beruflich bedingte Bewegung außerhalb deiner Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte kann als Reise gelten – mit entsprechenden Fahrtkosten.
Tipp: Führe dafür am besten ein Fahrtenbuch oder nutze ein digitales Tool zur Erfassung.
Reisekosten direkt in Lexware Office erfassen
Mit Lexware Office kannst du deine Reisekosten direkt und rechtssicher in die Buchhaltung übernehmen. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und erleichtert die Steuererklärung.
Diese Tools kannst du mit Lexware Office kombinieren
Wenn du viel unterwegs bist oder mehrere Mitarbeiter abrechnest, bieten sich Ergänzungen zu Lexware Office an:
- Einfach Reisekosten: Im Handumdrehen Reisekostenabrechnungen erstellen.
- Onexma Reisekostenabrechnung: Abrechnung mehrsprachig mit autom. Pauschalen, Währungen, Projekten und kostenfreiem Test.
- Spesenfuchs: Reisekosten und Ausgaben online abrechnen.
Fazit
Reisekosten sind ein wichtiger steuerlicher Hebel für Selbstständige und Unternehmer. Wer sauber dokumentiert und alle Pauschalen nutzt, kann hier bares Geld sparen. Besonders Verpflegungsmehraufwendungen werden oft unterschätzt.
Reisekosten richtig erfassen in Lexware Office
Reisekosten gehören direkt nach jeder Reise erfasst – nicht am Jahresende. So geht nichts verloren und du sparst dir das Nachrecherchieren. Wenn du wissen möchtest, wie das in Lexware Office konkret aussieht: Wir haben dafür einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden entwickelt. 26 Seiten, mit konkreten Anwendungsfällen, Kategorie-Übersicht und zwei fertigen Vorlagen für Eigenbelege – für die Kilometerpauschale und den Verpflegungsmehraufwand.
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