Wenn du als Selbstständiger beruflich unterwegs bist – sei es zu Kundenterminen, auf Fortbildung oder bei Projekten außerhalb deines Büros – entstehen dir zusätzliche Kosten für die Verpflegung. Genau hier greift der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Du kannst diese Pauschalen steuerlich geltend machen – ohne Belege sammeln zu müssen.
Was genau ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Pauschale für Verpflegungskosten bei einer auswärtigen Tätigkeit. Du bekommst also eine Art steuerliche Entlastung dafür, dass du unterwegs essen musst – was meist teurer ist als zu Hause. Die Pauschalen gelten unabhängig von deinen tatsächlichen Kosten. Du kannst also nicht mehr ansetzen, selbst wenn du mehr ausgegeben hast.
Aktuelle Pauschalen – gültig 2025 / 2026
Zum 1.1.2020 wurden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zuletzt erhöht und gelten auch für das Jahr 2025:
- 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit
- 14 € für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen
- 28 € für volle 24 Stunden Abwesenheit
Wichtig: Bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit kann keine Pauschale angesetzt werden.
Spezialfall: Mahlzeiten vom Auftraggeber oder Veranstalter
Wird dir während der Reise ein Frühstück oder ein Mittag-/Abendessen gestellt, musst du den Verpflegungsmehraufwand kürzen. (Achtung, hier gibt es besondere Vorschriften).
Frühstück: 20 % Kürzung (5,60 € bei 28 €)
Mittag-/Abendessen: je 40 % Kürzung (11,20 € bei 28 €)
Rechtlicher Hintergrund
Der Verpflegungsmehraufwand ist gesetzlich in § 9 Abs. 4a EStG verankert. Als Selbstständiger kannst du die Pauschalen als Betriebsausgabe ansetzen – auch ohne einzelne Belege für deine Verpflegungskosten. Wichtig ist aber: Du musst deine beruflich bedingten Reisen gut dokumentieren, damit die Voraussetzungen nachvollziehbar sind.
Fazit
Wenn du viel unterwegs bist, solltest du den Verpflegungsmehraufwand auf keinen Fall verschenken. Er ist eine einfache Möglichkeit, deine Betriebsausgaben zu erhöhen und damit deine Steuerlast zu senken.
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