Wer für seinen Betrieb mit dem privaten Pkw unterwegs ist, darf die dabei entstehenden Fahrtkosten steuerlich geltend machen. Eine einfache und oft genutzte Methode ist dabei die Kilometerpauschale. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du die Kilometerpauschale korrekt anwendest, welche Voraussetzungen gelten und worauf das Finanzamt achtet.
Was ist die Kilometerpauschale?
Die Kilometerpauschale ist ein pauschaler Kilometersatz, den du für betriebliche Fahrten mit einem privaten Fahrzeug (z. B. deinem eigenen Pkw) steuerlich geltend machen kannst. Du musst dafür keine Belege für Sprit, Versicherung oder Reparaturen sammeln. Es zählt nur die Anzahl der tatsächlich gefahrenen Kilometer.
Satz ab 2025:
0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer bei Pkw (unverändert laut Einkommensteuergesetz)
Welche Fahrten sind begünstigt?
Nur betriebliche Fahrten dürfen angesetzt werden, z. B.:
- Fahrten zu Kunden oder Auftraggebern
- Fahrten zu betrieblichen Veranstaltungen oder Besprechungen
- Fahrten zum Steuerberater, Lieferanten, zur Bank etc.
Nicht begünstigt sind:
- Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (dafür gilt die Entfernungspauschale)
- Private Fahrten
Wie dokumentierst du die Fahrten korrekt?
Das Finanzamt verlangt einen Fahrtennachweis, damit die Kilometerpauschale anerkannt wird. Dieser sollte mindestens enthalten:
- Datum der Fahrt
- Ziel und Zweck der Fahrt
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt (optional)
- Gefahrene Kilometer
Tipp: Ein einfach geführtes Fahrtenbuch (handschriftlich oder digital) reicht meist aus.
Noch einfacher: Wenn du ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office nutzt, kannst du die Kilometerpauschale direkt laufend in der Buchhaltung dokumentieren, ganz ohne zusätzliches Fahrtenbuch. Das spart Zeit, sorgt für Ordnung und ist absolut prüfungssicher.
Beispielrechnung
Du fährst im Monat 600 Kilometer für betriebliche Zwecke mit deinem privaten Pkw: 600 km x 0,30 € = 180 € Betriebsausgaben
Dieser Betrag wird in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Betriebsausgabe angesetzt und senkt deinen zu versteuernden Gewinn – dank der Kilometerpauschale.
Wichtig: Kein Vorsteuerabzug möglich!
Da du deinen privaten Pkw nutzt, kannst du keine laufenden Kosten (wie Benzin, Reparatur, Versicherung) und auch keine Vorsteuer geltend machen. Die 0,30 € gelten brutto, also inkl. eines angenommenen Umsatzsteueranteils.
Fazit
Die Kilometerpauschale ist eine einfache Möglichkeit, Fahrtkosten mit dem privaten Fahrzeug steuerlich geltend zu machen. Voraussetzung ist, dass die Fahrten betrieblich veranlasst sind und korrekt dokumentiert werden. Besonders für Selbstständige und Kleinunternehmer ist das eine praktische Lösung ohne großen Verwaltungsaufwand.
Tipp: Führe dein Fahrtenbuch gewissenhaft – oder nutze ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office, um direkt in der Buchhaltung auf Nummer sicher zu gehen.
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