Für viele Selbstständige ist das Thema Buchhaltung ein nerviges Hintergrundrauschen. „Steuer? Ja, sollte ich mal machen.“ „Buchhaltung? Keine Zeit, erst kommt noch XYZ …“
Aber was passiert, wenn du deine Buchhaltung nicht zur Priorität machst? Vielleicht hilft dir ein Negativbeispiel aus der Praxis, um zu erkennen, warum das fatal sein kann.
In diesem Artikel erfährst du, wie Unternehmerin Kristin eine hohe Steuernachzahlung vermeiden hätte können – und welche fünf Tipps du direkt umsetzen solltest.
Der steinige Weg: Gründung und erste Umsätze
Kristin gründet ihr Coaching-Business.
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Termin beim Steuerberater, Website, Instagram-Kanal … alles, was dazu gehört.
Sie startet als Kleinunternehmerin, weil das „sicherer“ erscheint. Doch das erste Jahr ist hart: kaum Umsätze, immer wieder neue Positionierung, Unsicherheit. Rücklagen für Steuern? Fehlanzeige.
Dann kommt die erste Steuererklärung. Ergebnis: 1.500 EUR Nachzahlung. Nicht viel – aber ohne Rücklagen ein Problem. Das Geld muss vom ohnehin knappen Sparkonto genommen werden.
Endlich läuft’s – aber ohne Plan für die Steuern
Im zweiten Jahr investiert Kristin in Weiterbildungen, verbessert ihr Money-Mindset und baut ihre Community aus. Sie entwickelt einen Onlinekurs, der gut ankommt. Zum ersten Mal verdient sie spürbar mehr Geld.
Leider steigt auch die Arbeitsbelastung. Sie stemmt alles alleine, einige Dinge fallen dadurch bedauerlicherweise hinten runter. Buchhaltung zum Beispiel. So versäumt sie es, sich einen richtigen Überblick zu verschaffen.
Steuererklärung nach Jahresende:
Der Steuerberater stellt fest, sie hat die Rechnungseinstellungen in der Onlinekursplattform nicht korrekt vorgenommen und das ganze Jahr falsche Rechnungen an Kunden im Ausland gestellt. Rechnungen mit ausländischer Steuer. Diese schuldet sie nun im Ausland.
Und: Einkommensteuerzahlung 8.500 EUR. Das ist mehr, als sie dachte. Die bisher getätigten Vorauszahlungen belaufen sich auf 1.500 EUR. Sie muss 7.000 EUR nachzahlen.
Bedauerlicherweise kommt die Gewerbesteuer hinzu: 1.700 EUR. Damit hatte sie gar nicht gerechnet. Sie muss insgesamt 8.700 EUR nachzahlen. Glücklicherweise kann sie es zahlen. Aber es wird knapp.
Der große Erfolg – und die riesige Steuernachzahlung
Im dritten Jahr wächst Kristins Business richtig. Sie erzielt fünfstellige Monatsumsätze, launcht ihren Onlinekurs mehrfach im Jahr und steigert ihre Preise.
Sie hat zur Regelbesteuerung gewechselt und berechnet zuzüglich Umsatzsteuer.
Das Finanzamt hat ihre Einkommensteuervorauszahlungen hochgesetzt und sie tätigt jetzt Vorauszahlungen für die Gewerbesteuer. Also alles im sicheren Bereich. Zusätzlich legt sie etwas Geld für eventuelle Nachzahlungen beiseite.
Mit dem steigenden Umsatz wächst auch die Belastung. Die Buchhaltung? Bleibt auf der Strecke. Kristin hat keinen richtigen Überblick über ihre Zahlen. Ihre Buchhaltung ist komplex geworden, es kommen Personalkosten hinzu … eigentlich bräuchte sie professionelle Unterstützung.
„Nächstes Jahr kümmere ich mich dann richtig.“
Wird schon passen.
Ihre Steuererklärung für das dritte Jahr reicht sie über den Steuerberater erst im Oktober des Folgejahres ein.
- Durch den höheren Gewinn rutscht sie in einen höheren Steuersatz.
- Einkommensteuer: 42.000 EUR
- Gewerbesteuer: 10.500 EUR
- Geleistete Vorauszahlungen: 9.000 EUR
- Nachzahlung: 43.500 EUR
- Dazu erhöhte Vorauszahlungen für das laufende Jahr: 52.000 EUR
- Gesamtbelastung: 95.500 EUR!
Kristin ist sprachlos. Sie hat so hart gearbeitet – und nun muss sie fast 100.000 EUR ans Finanzamt zahlen. Ihr Konto schrumpft drastisch, ihre Motivation auch.
5 Tipps, um eine hohe Steuernachzahlung zu vermeiden
Kristins Geschichte ist kein Einzelfall.
Viele Unternehmer informieren sich zu Beginn, holen sich auch Unterstützung. Aus Unwissenheit wird trotzdem ganz viel falsch gemacht. Kristin dachte, sie sei gut vorbereitet. Sie hat sich zur Regelbesteuerung informiert und ihre Steuererklärung an einen Steuerberater übertragen.
Leider reicht es nicht aus, einmal jährlich die Steuererklärung zu erstellen, du benötigst immer einen Überblick über deine Zahlen, um Anpassungen vornehmen zu können. Auch während des Jahres.
Hier sind fünf Tipps, mit denen du eine hohe Steuernachzahlung vermeidest:
1. Buchhaltung zur Priorität machen
Buchhaltung ist nicht optional – sie ist essenziell für deinen Erfolg. Plane feste Zeiten ein, um deine Einnahmen und Ausgaben zu erfassen. Ein monatlicher Überblick schützt dich vor bösen Überraschungen.
2. Regelmäßig Gewinne prüfen und Steuerrücklagen bilden
Vergleiche dein aktuelles Jahr mit dem Vorjahr. Wenn dein Gewinn steigt, kannst du freiwillig deine Vorauszahlungen anpassen oder Rücklagen bilden. Eine Faustregel: Lege etwa 30 % deines Gewinns für Steuern zurück.
Lies hierzu auch den Blogartikel Steuer-Check zum Halbjahr: Einkommensteuer-Vorauszahlung anpassen
3. Steuererklärung frühzeitig einreichen
Je schneller du deine Steuererklärung machst, desto früher weißt du, welche Nachzahlung auf dich zukommt – und kannst dich darauf vorbereiten.
4. Buchhaltung auslagern oder Wissen aufbauen
Wenn du keine Zeit für Buchhaltung hast, hol dir Unterstützung. Sprich regelmäßig mit deinem Steuerberater und halte ihn bezüglich deiner Zahlen auf dem Laufenden.
5. Finanzielle Planung: nicht demotivieren lassen
Hohe Steuernachzahlungen sind vermeidbar – mit der richtigen Planung. Mit einer klaren Strategie stellst du dein Business finanziell stabil auf und sparst dir unnötigen Stress.
Fazit
Um Steuernachzahlungen zu vermeiden, ist eine sorgfältige und regelmäßige Buchführung so wichtig! Indem du Rücklagen bildest, frühzeitig deine Steuererklärung machst und deine Finanzen gut planst, kannst du finanzielle Überraschungen vermeiden.
Disclaimer: Beispiel und Zahlen sind fiktiv.
