Du willst in deine Buchhaltung souverän selbst erstellen? Du möchtest verstehen, was du tust, ohne nächtliches Googeln … und du willst Routinen, die zu deinem vollen Alltag passen.
Genau hier setzt dieser Blogartikel an: Du bekommst eine Roadmap, konkrete To-dos und eine Checkliste.
Buchhaltung selber machen
Buchhaltung selber machen heißt nicht, alles allein und ohne Hilfe zu stemmen. Es heißt: Du behältst die Zügel in der Hand und entscheidest, welche Aufgaben du selbst erledigst und was du delegierst. Das reduziert deine Abhängigkeit, spart Kosten und erhöht deine Entscheidungsfähigkeit.
Drei Leitgedanken helfen dir dabei:
- Routine schlägt Willenskraft.
Lege feste Buchhaltungstage (z. B. 5. und 20. des Monats) fest. Wiederholung baut Sicherheit auf, wie ein Trainingsplan. - Digital vor analog.
Nutze digitale Programme und Hilfsmittel: Buchhaltungsprogramm, Rechnungsmanagement, Automationen. So minimierst du Fehlerquellen und du findest alles wieder. - Verstehen statt blind klicken.
Du brauchst keine Qualifikation zur Steuerfachangestellten. Aber du solltest wissen, warum eine Buchung wohin gehört. Das erhöht Qualität und reduziert Rückfragen durch die Steuerberatung oder durchs Finanzamt.
Dein erster Mini-Erfolg heute:
Richte dir im Kalender einen 60-Minuten-Block ein („Buchhaltungssprint“), in dem du deine digitale Buchhaltung angehst.
Ziel: Momentum. Danach ist der Einstieg nicht mehr so steil.
Warum es sich lohnt
Wenn du deine digitale Buchhaltung konsequent und von Beginn an richtig aufsetzt, profitierst du in dreierlei Hinsicht:
- Zeit:
Automatisierte Bankzuordnung, OCR-Erkennung und Vorlagen sparen pro Monat Stunden. - Geld:
Saubere Unterlagen bedeuten weniger Korrekturschleifen bei der Steuerberatung. Du gibst zielgenau Aufgaben ab (z. B. Jahreserklärung), statt bezahlte Zeit mit Belegsuche zu verbrennen. - Wachstum:
Du siehst, was dir wirklich bleibt – und triffst bessere Preis- und Investitionsentscheidungen.
Beispiel aus der Praxis:
Eine Solo-Dienstleisterin buchte bisher „auf den letzten Drücker“. Nach Umstellung auf zwei feste Buchhaltungstage, durchdachte Prozesse und Automationen sank ihre Monatszeit von ~6 auf ~2 Stunden. Zusätzlich minimierten sich Fehler, weil Belege jetzt automatisch im Programm landen und als „zu prüfen“ aufpoppen, keine Bewege verschwinden oder werden vergessen.
Weil… deshalb…
- Weil du verstehst, warum du etwas buchst, kannst du Rückfragen souverän beantworten → Deshalb sinkt dein Stress.
- Weil dein Prozess standardisiert ist, findest du Belege in Sekunden → Deshalb sparst du Geld und Nerven.
- Weil Zahlen verfügbar sind, planst du Investitionen strategisch → Deshalb bleibt Liquidität.
Was du wirklich brauchst: Tools, Prozesse, Routine (Buchhaltung online)
Im Wesentlichen brauchst du fünf Bausteine:
- Digitales Buchhaltungsprogramm: Angebote und Rechnungen schreiben, Umsatzsteuervoranmeldung versenden, Belege archivieren
- Scan-App: Papierbelege ins Buchhaltungsprogramm importieren
- Geschäftskonto: Saubere Trennung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben
- Wiederkehrende Aufgabenliste: Monat/Quartal/Jahr – immer gleich, sorgt für Verlässlichkeit
- Export & Übergabe: Für Steuerberatung/Jahresabschluss sauber definieren
Dein Monats-Rhythmus (Vorschlag):
- Am 05.(60 Min): Rechnungen stellen, Belege erfassen, Eingangsrechnungen bezahlen, Umsatzsteuervoranmeldung, Lohnsteueranmeldung, ggf. Gewerbesteuer. Offene Posten kontrollieren, Auswertungen analysieren, Trends des vorherigen Monats ableiten.
- Am 20. (60 Min): Rechnungen stellen, Belege erfassen, Eingangsrechnungen bezahlen, zusammenfassende Meldung und Sozialversicherungsbeiträge
Dabei gilt: Automatisieren ja – aber nur, was du verstehst. Sonst erzeugst du stille Fehler.
Mehr Struktur für deine Buchhaltung:
Mit der Finanzroutine 5 | 20 baust du dir eine einfache, aber wirkungsvolle Struktur auf. Sie zeigt dir, wie du an zwei festen Tagen im Monat – dem 5. und dem 20. – deine komplette Buchhaltung erledigst. So bleibt alles aktuell, Fristen werden automatisch eingehalten, und du hast den Kopf frei für dein Business.
- ICS-Kalenderdatei
- Checklisten für beide Tage
- Mini-Booklet
Rechtliche Basics: GoBD, EÜR, Kleinunternehmerregelung – zum Nachlesen
- GoBD heißt im Kern: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit. In der Praxis: Jede Buchung braucht einen Beleg, der lesbar, auffindbar und revisionssicher gespeichert ist. Ebenso müssen Belege sicher archiviert werden. Lies hier gerne nach: Aufbewahrungspflicht richtig umsetzen: So archivierst du korrekt
- EÜR vs. Bilanz: Die meisten Solo-Selbständigen arbeiten mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Bilanzpflicht entsteht bei bestimmten Rechtsformen/Umsatz-/Gewinnschwellen – falls du wächst, prüfe das frühzeitig mit deiner Steuerberatung. Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung? – Einfach erklärt für Selbstständige
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Du weist keine Umsatzsteuer aus und führst keine ab, hast dafür aber keinen Vorsteuerabzug. Prüfe jährlich, ob die Umsatzgrenzen/Prognosen passen – und ob der Wechsel in die Regelbesteuerung wirtschaftlich sinnvoll ist. Kleinunternehmerregelung 2025: Neue Umsatzgrenzen und wichtige Änderungen
Die 3-Stufen-Roadmap: Starten – Strukturieren – Automatisieren
Starten (2–4 Wochen)
- Buchhaltungsprogramm einrichten,
- Geschäftskonto eröffnen
- Konten anbinden
- grundsätzliche Fragen mit deiner Steuerberatung klären.
- Rechnungslayout einrichten
- Angebotsbausteine erstellen
Stabilisieren (1–2 Monate)
- Spickzettel erstellen für regelmäßige Belege und Transaktionen
- Kategorisierung von Belegen lernen, wiederkehrende Buchungen (Miete, Software) anlegen.
- Umsatzsteuervoranmeldung erstmals abgeben.
Automatisieren (laufend)
- GetMyInvoices/Portalkonnektoren für Amazon, Telekom, Bahn u. a. einbinden.
- Serienrechnungen anlegen
Daten- & Beleg-Workflow: Von der Quelle ins System (Buchhaltung online)
Standardfluss: Quelle (Mail/Portal/Papierbeleg) → Buchhaltungsprogramm
Diese Möglichkeiten gibts:
- Erstelle ein Mailadresse für Belege und lass dir alle Belege dorthin senden.
- Nutze ein Buchhaltungsprogramm mit Mailadresse und lass dir alle Belege dorthin senden.
- Erstelle automatische Regeln in deinem Mailprogramm und lass dir alle Mails mit Belegen im Anhang automatisch an dein Buchhaltungsprogramm senden.
- Verbinde Portale mit GetMyInvoices (Amazon, Canva etc.), damit Belege automatisch einlaufen, sofern die Rechnungen nicht per Mail bei dir eintreffen.
Praxis-Tipp:
Gute Workflows sind langweilig. Und genau das willst du.
Je weniger du nachdenken musst, desto stabiler läuft dein System.
Automatisieren, aber sinnvoll (Buchhaltung automatisieren)
Beispiele, die sofort Wirkung zeigen:
- Bank → Regeln: „Bahn“ → vorschlagen „Reisekosten“.
- OCR → Kategorie-Lernen: Wiederkehrende Lieferanten werden automatisch erkannt.
- UStVA direkt aus dem Programm: Nach Monatsabschluss per Knopfdruck senden.
- Wiederkehrende Rechnungen: Abos/Retainer automatisch erstellen/versenden – Zahlungseingänge matchen.
Grenze: Automatisiere nur, was du verstehst. Prüfe die ersten 2–3 Monate jede Regel manuell.
Zusammenarbeit mit Steuerberatung: Wer macht was?
Ziel: zukünftig weniger Ping-Pong
- Du: Laufende Buchungen, Belegworkflow, UStVA, Routine.
- Steuerberatung: Jahresabschluss/Steuererklärungen, Sonderfälle, Rechtsänderungen, Sparringspartner.
- Übergabe: Export aus dem Buchhaltungsprogramm, Checkliste „offene Punkte“ und kurze Notiz bei Besonderheiten (Investitionen, Ausland, Förderungen).
Effekt: Weniger Nachfragen, planbare Kosten, besserer Rat, weil die Unterlagen stimmen.
Controlling light: Zahlen lesen, Cash-Rücklagen, Mini-Dashboard
Nutze die Auswertungsmöglichkeiten deines Buchhaltungsprogramms
- Einnahmen, Ausgaben, offene Posten, Steuer-Rücklagen
- Ritual: Am 05. prüfst du die Rücklagen und schaust auf Trends des letzten Monats (steigende Kosten!?)
So bekommst du „Bauchgefühl in Zahlen“, ohne Controlling-Studium.
Typische Fehler & wie du sie vermeidest
- Zu spät anfangen: Löse mit festen Buchhaltungstagen + Erinnerungen.
- Belege fehlen: Immer sofort digitalisieren/weiterleiten.
- Falsche Belegerfassung: Erstelle eine Mini-Übersicht, welche Belege gehören wohin?
- Privat/Betrieb vermischen: Strikte Konto-Trennung + sofortige Korrektur.
- Blindes Automatisieren: Erst verstehen, dann Regeln freigeben.
Wann lohnt sich doch externe Hilfe? Kriterien & Signale
- Komplexität steigt: Ausland, EU-Leistungen, Team, Förderungen.
- Zeit gegen Geld: Wenn du >4–6 Stunden/Monat trotz Routine brauchst.
- Fehlerhäufung: Ständige Korrekturen, Rückfragen, Schätzungen.
- Wachstum & Rechtsformwechsel: Frühzeitig begleiten lassen.
Externe Hilfe heißt nicht, Kontrolle abzugeben. Du bleibst Eigentümerin deiner Zahlen, nur mit stärkerem Support.
Checkliste: 7 Punkte – ready für deine strukturierte digitale Buchhaltung
- Geschäftskonto eröffnet
- Buchhaltungsprogramm ausgesucht & Abo gebucht (z.B. Lexware Office)
- Buchhaltungsprogramm richtig eingerichtet
- Buchhaltungstage (5./20.) mit Erinnerungen im Kalender geblockt
- Beleg-Inbox (E-Mail) + Ordnerstruktur stehen
- Kategorien-Spickzettel angelegt
- Zu Buchhaltungsbasics informiert
Mach den ersten Termin mit dir selbst
Buchhaltung selber machen ist kein Bürokratiemonster. Es ist dein Business-Werkzeug. Mit einem klaren Setup, festen Buchhaltungstagen und ein paar sinnvollen Automationen bekommst du Sicherheit, Überblick und sparst Zeit. Wie klingt das für dich?
Ressourcen & nächste Schritte: Kurse, Workshops
- Steuer-DNA (Mini-Kurs): Dein sicherer Einstieg – kurz, verständlich, sofort anwendbar.
- Lexware Office Lotse (Online-Kurs): Von „geht so“ zu „läuft“ – Basiswissen, Setup, Routinen.
- TaxTalk (Live-Q&A): Deine Fragen, Antworten von einer Steuerberaterin – in kleiner Runde mit echten Beispielen.
