Warum Kontoauszüge und Steuerbescheinigungen für Selbstständige so wichtig sind
Für Selbstständige ist die korrekte Sicherung von Bankdaten unerlässlich. Oft wird unterschätzt, dass Banken Kontoauszüge und andere wichtige Daten nur für eine begrenzte Zeit zur Verfügung stellen. Fehlen diese Daten, kann dies nicht nur die Buchhaltung und Steuererklärung erschweren, sondern auch bei Betriebsprüfungen oder Rückfragen des Finanzamts zu Problemen führen. Daher ist es wichtig, die Bankdaten regelmäßig zu sichern und systematisch zu verwalten.
1. Kontoauszüge sichern – Wie lange stellt die Bank diese zur Verfügung?
Kontoauszüge unterliegen der Aufbewahrungspflicht gemäß §§ 146, 147 AO. Sie müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen und dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden.
Lies hierzu auch unseren Blogartikel: Aufbewahrungspflicht richtig umsetzen: So archivierst du korrekt
Elektronische Kontoauszüge sind originär digitale Dokumente und müssen in ihrer digitalen Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht den Anforderungen.
Viele Banken stellen Kontoauszüge für mindestens 180 Tage zur Verfügung, einige Banken bieten sogar längeren Zugriff, es gibt aber Banken, die Daten nur für einen kürzeren Zeitraum zur Verfügung stellen. Es ist daher wichtig, zu wissen, wie lange du Zugriff auf deine Kontoauszüge hast.
Sichere deine Kontoauszüge am besten regelmäßig, um sicherzustellen, dass du jederzeit darauf zugreifen kannst. Die Aufbewahrungspflicht liegt nämlich bei dir, nicht bei der Bank. Daher ist es unerlässlich, die Kontoauszüge rechtzeitig herunterzuladen und ordnungsgemäß zu archivieren.
Tipp:
Baue das Sichern deiner Kontoauszüge in deine regelmäßige Buchhaltungsroutine ein. Speichere sie am besten am ersten Buchhaltungstag jedes Monats.
2. Welches Format für den Download der Kontoauszüge?
PDF sichern: PDF-Dateien sind einfach zu archivieren und bieten eine unveränderliche Kopie deiner Kontoauszüge.
CSV-Dateien: Zusätzlich kannst du Banktransaktionen als CSV herunterladen. Diese Dateien lassen sich in eine Buchhaltungssoftware importieren oder an den Steuerberater weiterleiten, um die Transaktionen zu kategorisieren und weiterzuverarbeiten. Auf Basis einer CSV-Datei kannst du auch filtern, Ausgabengruppen bilden und Pivot-Tabellen erstellen, um deine Ausgaben und Einnahmen detailliert auszuwerten.
3. Transaktionen mit deiner Buchhaltung abgleichen
Es ist wichtig, regelmäßig die Kontobewegungen mit deiner Buchhaltungssoftware abzugleichen. Dabei solltest du folgende Punkte prüfen:
- Stimmen die Positionen überein?
- Habe ich einen Posten vergessen?
- Stimmen die Salden?
Lösung:
Wenn du dein Bankkonto mit deiner Buchhaltungssoftware verknüpft hast, kannst du die Daten automatisch synchronisieren. So arbeitest du mit einem geschlossenen System und minimierst Fehler.
Saldenabgleich: Vergleiche die Endsalden der Kontoauszüge mit den Salden in deinem Buchhaltungsprogramm. Gerade zum Jahreswechsel ist ein Saldenabgleich besonders wichtig, damit das Buchhaltungsprogramm korrekt arbeitet.
4. Wichtige steuerliche Dokumente und Sachverhalte für die Steuererklärung
Steuerbescheinigungen:
Banken stellen Jahressteuerbescheinigungen in der Regel bis Ende Februar aus. Es ist wichtig zu wissen, wie lange diese Dokumente gespeichert sind, damit du sie für deine Steuererklärung verwenden kannst. Lade die Steuerbescheinigungen rechtzeitig herunter, um sie für deine Steuererklärung zu archivieren.
Freistellungsaufträge:
Ein Freistellungsauftrag ermöglicht es dir, Kapitalerträge bis zu 1.000 € (2.000 € bei Ehepaaren) steuerfrei zu erhalten. Stelle sicher, dass der Freistellungsauftrag korrekt auf alle Banken verteilt ist, bei denen du Kapitalanlagen hast.
Zinsen und Kapitalerträge:
Steuerbescheinigungen und Kapitalerträge, die den Freistellungsbetrag überschreiten, müssen in der Anlage KAP der Steuererklärung angegeben werden.
5. Bankwechsel – Was ist zu beachten?
Wenn du deine Bank wechselst, solltest du sicherstellen, dass du alle relevanten Daten sicherst. Insbesondere dann ist es wichtig, alle Kontoauszüge und Steuerbescheinigungen rechtzeitig zu sichern, um später keine wichtigen Dokumente zu vermissen.
Es ist wichtig, dem Finanzamt den Bankwechsel mitzuteilen, insbesondere bei bestehenden SEPA-Lastschriftmandaten.
6. Konten bei ausländischen Banken: Was ist anders?
Kapitalerträge aus Auslandskonten müssen in der Anlage KAP angegeben werden.
Ausländische Banken führen nämlich keine Abgeltungssteuer ab. Daher bist du für die korrekte Deklaration der Kapitalerträge selbst verantwortlich.
7. Private und geschäftliche Konten trennen
Eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Konten ist für die Buchhaltung unerlässlich. Viele Banken verbieten in ihren AGBs sogar die Nutzung von Privatkonten für geschäftliche Zwecke.
Warum ist die Trennung wichtig?
- Sie erleichtert die Buchhaltung.
- Sie verhindert steuerliche Probleme, die durch gemischte Konten entstehen könnten.
8. Auswahl des richtigen Geschäftskontos
Bei der Auswahl deines Geschäftskontos solltest du auf folgende Punkte achten:
- Inland oder Ausland: Wähle eine Bank, die zu deinem Geschäftsmodell passt.
- Synchronisierung: Achte darauf, ob das Konto mit deiner Buchhaltungssoftware verknüpft werden kann, um Fehler zu minimierung.
- Kosten: Achte auf Überweisungsgebühren und andere Kosten, die anfallen können.
- Datenaufbewahrung: Wie lange stellt die Bank deine Daten zur Verfügung?
Fazit
Die korrekte Verwaltung und Sicherung deiner Bankdaten ist unerlässlich, um rechtlich sicher unterwegs zu sein.
Denk daran, Kontoauszüge regelmäßig herunterzuladen und steuerrelevante Dokumente rechtzeitig anzufordern. Dies ist nicht nur für die Buchhaltung und Steuererklärung wichtig, sondern hilft auch, mögliche Probleme bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
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