E-Rechnung: Was seit 2025 gilt und was sich zukünftig noch ändert

Viele Selbstständige haben die E-Rechnungspflicht seit 2025 bereits im Blick. Aber möglicherweise haben einige noch nicht umgestellt oder sind sich noch unsicher, was zu tun ist.

In diesem Artikel erklären wir dir:

• was seit 2025 gilt,
• was sich zukünftig noch ändert und 
• wie du deinen Rechnungsprozess sicher und rechtlich korrekt aufstellst. 

Was bedeutet „E-Rechnung“ eigentlich?

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine Rechnung per E-Mail oder PDF. Nach der neuen Definition des Bundesfinanzministeriums (BMF) gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt, empfangen und elektronisch verarbeitet werden kann – zum Beispiel in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht mehr.

Was ist 2025 passiert? – Rückblick

Die verpflichtende E-Rechnung wurde in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 eingeführt:

• Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) ist die E-Rechnung als Standard eingeführt worden.
• Eine einfache Rechnung per E-Mail / PDF zählt seitdem nicht mehr als E-Rechnung.
• Wichtig: Die Verpflichtung zur E-Rechnung bezieht sich vorerst auf den Empfang von E-Rechnungen. Das heißt, als inländisches Unternehmen muss sichergestellt werden, dass du strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten kannst. Das betrifft Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern oder Geschäftspartnern. Für den Empfang reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.
• Wenn du andere elektronische Formate (z.B. PDF per Mail) versenden möchtest, kannst du das tun, benötigst aber seit 2025 die Zustimmung des Empfängers.
• Papierrechnungen sind für die ersten beiden Jahre noch erlaubt. 

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

• Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Das heißt: Sie müssen selbst keine E-Rechnungen schreiben.
• Aber: Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen
• Wichtig für später: Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt ab diesem Zeitpunkt auch die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen, sofern keine andere Ausnahme greift. 

In welchen Fällen die E-Rechnungspflicht nicht gilt

Keine Verpflichtung zur E-Rechnung besteht insbesondere bei:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) → also an Privatpersonen
• bestimmten steuerfreien Umsätzen (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
• Leistungen von Kleinunternehmern
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit Grundstücken

Was ändert sich ab 2026?

Im Jahr 2026 geht es weniger um eine neue Pflicht – die E-Rechnung ist bereits eingeführt – und mehr um die Vertiefung und den Alltag der Umsetzung:

• Unternehmen haben sich mittlerweile daran gewöhnt, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
• Viele Rechnungsprozesse sind nun digitaler und strukturierter geworden.
• Software und Tools unterstützen dich immer besser darin, E-Rechnungen selbst zu erstellen und zu versenden (z. B. Lexware Office).
• Einfache Rechnungsformate wie Word oder PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als E-Rechnung, selbst wenn du sie per E-Mail verschickst.
  
  

👉 Kurz gesagt: Die E-Rechnung ist kein „Projekt“ mehr, sondern Alltag.
Das heißt: Du hast 2025 am Prozess gearbeitet und viele Abläufe sind jetzt etabliert.

Was plant der Gesetzgeber für 2027 und später?

Die Übergangsregelungen, die mit der Einführung 2025 gestartet sind, erstrecken sich über mehrere Jahre.

Januar 2025 – Start der Übergangsphase

• Die E-Rechnung ist eingeführt. Aber: Es gibt Wahlfreiheit.
• Papierrechnungen dürfen immer verwendet werden.
• PDF-Rechnungen per E-Mail sind weiterhin möglich,aber nur, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
  
  

Warum das so ist:
Niemand soll gezwungen werden, ein elektronisches Rechnungsformat zu akzeptieren, das technisch nicht verarbeitet werden kann oder völlig unbekannt ist.

Januar 2027

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz von > 800.000 Euro müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
• EDI-Verfahren weiterhin erlaubt: Wird ein EDI-Verfahren genutzt, das nicht alle Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt, darf dieses Verfahren ebenfalls bis zum 31. Dezember 2027 weiterverwendet werden.
  
  

Januar 2028 – Ende aller Übergangsfristen

• Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) ist die E-Rechnung tatsächlich verpflichtend.
• Ab diesem Zeitpunkt:
  • keine Papierrechnung mehr im B2B
  • keine PDF-Rechnung mehr als Ersatz
  • E-Rechnung wird zum Standard

Wie geht es für dich weiter?

Falls du noch nicht auf E-Rechnung umgestellt hast, ist jetzt ein guter Zeitpunkt.
Die Übergangsfristen geben dir die Möglichkeit, ohne Druck deine Rechnungsprozesse anzupassen.

Ein digitales Buchführungsprogramm unterstützt dich dabei besonders gut. In vielen Fällen reicht eine einfache Aktivierung, und das Programm erstellt und empfängt automatisch E-Rechnungen. Der Umstieg ist oft deutlich unkomplizierter, als er sich anfühlt.

Viele Programme arbeiten mit einem hybriden Format. Das heißt:

• Die Rechnung enthält einen strukturierten Datensatz (zum Beispiel im XML-Format)
• Zusätzlich wird ein PDF zur Ansicht mitgeschickt
• Wichtig zu wissen: Maßgeblich sind immer die strukturierten Daten, nicht das PDF.
  
  

Über das ELSTER-Portal lassen sich E-Rechnungen für das menschliche Auge lesbar darstellen. Der E-Rechnungsviewer ist hier erreichbar.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Reicht ein PDF als E-Rechnung?

Nein. Seit 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wurde, das maschinell verarbeitet werden kann (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).

2. Muss ich seit 2025 E-Rechnungen versenden?

Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gibt es Übergangsfristen, die bis 2027 bzw. teilweise 2028 gelten.

3. Gilt das nur für große Unternehmen?

Nein. Auch Selbstständige und Kleinunternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür reicht in vielen Fällen bereits ein elektronisches Postfach oder ein Buchhaltungsprogramm.

4. Was ist mit Kleinunternehmern?

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Sie sind jedoch von der Verpflichtung zum Versand einer E-Rechnung ausgenommen solange sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.

5. Was passiert, wenn ich nichts unternehme?

Wer Rechnungen nicht im geforderten Format empfangen oder versenden kann,
riskiert steuerliche Anerkennungsprobleme. Die Umstellung ist daher kein Selbstzweck, sondern sorgt für Sicherheit im Alltag.

6. Gilt die E-Rechnungspflicht wirklich für alle Rechnungen?

Nein. Die Pflicht gilt nur in bestimmten Fällen – vor allem im B2B-Bereich,
wenn auch tatsächlich eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht.

Für B2C-Umsätze, Kleinbetragsrechnungen, bestimmte steuerfreie Leistungen
und Leistungen von Kleinunternehmern gelten Ausnahmen.

Fazit

Die E-Rechnung ist heute (Stand 2026) kein theoretisches Thema mehr – sie ist Teil deiner alltäglichen Buchhaltung geworden. Du hast jetzt die Pflicht erfüllt, strukturierte Daten zu empfangen und kannst mit Übergangsfristen arbeiten, um das Versenden endgültig anzupassen.

Mit einem digitalen Buchführungsprogramm machst du deinen Rechnungsprozess sicher und rechtskonform und nutzt gleichzeitig die Vorteile der Digitalisierung. Nutze die Zeit bis zum Ende der Übergangsfrist für die stressfreie Umstellung.